ChatGPT WorkとChatの違い｜相談から資料作成へ進む使い分け

「答えがほしい」と「ファイルを完成させたい」を分ける

たとえば「来週の会議で何を説明しよう」は、まだ相談です。「この売上表とメモから、部長向けの5枚の報告資料を作って」は、成果物が決まった依頼です。後者では、読む資料、仕上がりの形式、変更してよい範囲まで伝える必要があります。

通常のChatでもファイルを扱えるため、機能を完全に二分する話ではありません。Workを使うときは、何を作り、どこに置き、どう完成を確認するかを一つの仕事として渡す、と考えると依頼が具体的になります。

• 出典：ChatGPT Workでファイルを作る（新しいタブ）
• 出典：ChatGPTのLibraryと保存（新しいタブ）

依頼には、五つだけ先に書いておく

誰に見せるか、何を決めたいか、使う資料、欲しい形式、変えてはいけない部分。この五つがあれば、「いい感じの資料にして」より迷いが少なくなります。色や装飾の指定は、その後でも間に合います。

架空の営業会議なら、聞き手は部長、目的は来月の優先商品を決めること、入力は確認済み売上表、出力は編集できる5枚、固定条件は金額を変えないことです。欠けている情報はAIに埋めてもらうより、確認事項として残します。

接続先のファイルを変える前に、対象を確かめる

Google Docsなどの元ファイルを直接扱う場合は、対応するアプリの接続と権限が必要です。ファイルを読める権限と、更新できる権限は別なので、参照できたから書き込みもできるとは限りません。

練習では新しいコピーを作る依頼にして、元ファイルを保持すると戻りやすくなります。ファイル名だけでなく保存先のフォルダーまで見てください。共有フォルダーへ保存した場合は、完成前の草案を他の人も見られる可能性があります。

できあがった資料を、三段階で見直す

最初に内容を見ます。会議で決めたいことに答えているか、数字と出典は原資料に合うか、決まっていない話が決定事項になっていないかを確認します。次に編集できるか、最後に見た目を確認します。

「文字を大きく」とだけ頼むより、「2枚目の本文を二段落に減らし、補足は発表者ノートへ」と具体的に伝えると、情報を残しながら直しやすくなります。変更箇所を指定すれば、問題のないページを作り直さずに済みます。

ファイルが受け取れない場合は、ダウンロードできないときの確認手順へ進んでください。回答にリンクが出た段階ではなく、保存して開けた段階で完成を判断します。

毎回レイアウトを直すなら、専用ツールも比較する

一度だけの簡単な資料なら、今のPowerPointやGoogleスライドで整える方が早いこともあります。何度も同じ体裁を直し、作業時間の大半が配置調整になっているなら、文章からスライドを作る専用ツールを比較する理由があります。

その場合も、同じ5枚の原稿で試し、文字の直しやすさ、図表の扱い、出力形式を比べます。生成時間だけでなく、自分が修正し終わるまでの時間で判断しましょう。