ChatGPTのパワポがしょぼい？伝わる5枚に直す指示と仕上げの確認

見た目が弱い理由を「文字数」と「話の順番」に分ける

文字が小さく詰まっているなら、一枚に入れる量が多すぎる可能性があります。一方で、文字を減らしても何が言いたいか分からないなら、話の順番や結論が不足しています。この二つをまとめて「おしゃれに」と頼むと、配色だけ変わって終わりがちです。

たとえば「現状の問題」という見出しより、「二重入力を減らして確認時間を短くする」の方が、そのページの主張が分かります。ただし、まだ効果を測っていないなら「30%削減できます」と実績のように書かないことも大切です。

• 出典：ChatGPT Workでプレゼンテーションを作る（新しいタブ）
• 出典：ChatGPTのファイル対応（新しいタブ）

5枚の役割を決めると、重複を減らせる

例として、受注情報の二重入力を減らす提案を考えます。これは記事用の架空例です。最初に提案、次に今の手間、変え方、試す範囲、決めてほしいことを並べます。表紙だけで一枚使う必要がある場面では、その分を別に数えます。

下の順番なら、聞き手は「結局何の話か」を待たずに読めます。効果が未測定の段階でも、実験の対象と確認方法を具体的にすれば、相談に使える資料になります。

構成を直してから、ファイルを作ってもらう

最初に原稿だけ見せてもらえば、順番の修正が軽く済みます。使う資料を指定し、一枚の主張を一つにします。「3行まで」のような目安は見やすさのための編集方針で、守ること自体が目的ではありません。図や数式が必要なページは別に設計します。

ChatGPT Workでのファイル作成は環境により対応が違います。公式説明ではWorkのデスクトップで直接操作するMicrosoft製品の範囲に注意が必要です。欲しい形式を伝え、実際に作成されたファイルが開けることを確認してください。

一枚画像のスライドにしない

完成スライドが一枚の画像なら、そのまま発表はできても、小さな誤字や金額を直すのに困ります。文字が選択できるか、図形が別々に動かせるか、グラフの元データへ触れられるかを確認します。すべてを画像にするより、写真は写真、文字は文字として分かれている方が修正しやすくなります。

写真を入れる場合は、何を説明するかが分かるものを選びます。業務の前後を比べたいページへ、雰囲気だけのオフィス写真を置いても比較は進みません。必要なら二つの作業手順や表を載せ、写真は補助に使います。

たとえば3枚目は、左に「受注フォーム→Excel Aへ転記→Excel Bへ転記」、右に「受注フォーム→共通表へ集約→担当者が確認」と置きます。写真を添えるより、二重入力がどこで減る案なのかを直接見せられます。これは改善案の図であり、実際に時間を削減できたという測定結果ではありません。

「3枚目だけ直す」と頼むと、良い部分を残せる

一度に全部を作り直すと、合っていた数字まで変わる場合があります。修正するページと固定する条件を指定します。たとえば「3枚目だけ、変更前と変更後を左右に並べる。1・2・4・5枚目の本文と数値は変更しない」と頼みます。

確認は、数字と出典→文章の意味→編集可能性→表示の順です。発表する画面で文字が読めるか、余白からはみ出していないかも見ます。パソコンの小さなプレビューだけで判断せず、スライド表示に切り替えて一巡してください。

修正依頼は「3枚目を見やすく」から一歩進めて、「タイトルを『入力先を一つにする』に変更。左に現状、右に変更案を3段階ずつ配置。本文の説明は発表者ノートへ移す。日付と試行期間は変えない」と書きます。直ったかの判定も、二つの流れを一目で追えるか、他ページの数字がそのままかでできます。

作り直しが毎回多いなら、資料専用の道具を比べる

試しに一つ作る程度なら、手元のPowerPointで直す方が手軽です。毎週何十枚も作り、内容より配置を直す時間が長いなら、資料専用ツールを比べる理由があります。

比較するときは同じ5枚の原稿を使い、作成時間と修正時間を分けて記録します。生成が速くても直すのに一時間かかるなら、その負担まで含めて判断します。普段使う形式へ出力できるかも先に確認しましょう。