ChatGPTにExcelを読み込ませる方法｜集計ミスを見つける確認例つき

ファイルを渡す方法と、開いているExcelの操作は別

まずはExcelファイルのコピーをチャットへ添付し、内容を確認してもらう方法から始めます。元のExcelを直接開いて操作する方法には、対応するアプリやアドインの接続が必要です。添付したファイルを分析できたからといって、手元で開いたブックが書き換わるわけではありません。

アドインとはExcelへ機能を追加する部品です。初めてなら、接続を増やす前に小さなコピーで「正しい表を読めるか」を試すと、操作と分析を一度に覚えずに済みます。顧客名など不要な情報は除いた練習用ファイルを使います。

• 出典：ChatGPTのファイル対応（新しいタブ）
• 出典：ChatGPT WorkとExcelの操作（新しいタブ）

AIが迷いにくい表へ、少しだけ整える

列の一番上に「日付」「商品」「金額」「状態」のような名前を付け、一行に一件の取引を入れます。セル結合、途中に挟んだ小計行、色だけで示す除外条件がある場合は、その意味を説明します。

たとえば赤い行が返金なら、「赤を除いて」だけではなく状態列へ「返金」と書く方が条件を伝えやすくなります。元の表を壊さず、分析用のコピーに列を足します。金額の単位も円か千円かを決めておきましょう。

四行の表で、合計が合うか試してみる

この表では「完了」の12,000円・8,000円・15,000円を足すので、答えは35,000円です。返金5,000円を除くのは、今回の問いが「完了した取引の合計」だからです。「全ての入金と返金を通算した残高」を出したい場合とは集計の決め方が違います。先に何の合計を求めたいかを一文で決めましょう。

下のExcelは、記事用に作った架空の売上表です。Inputシートを使って依頼し、Answerシートで数式と答えを照合できます。数式の再計算は制作時に確認しました。各AIでの再現テスト結果ではなく、自分で試すための問題と答えです。

件数が違うなら、文章の結論へ進まない

3件・35,000円にならなければ、どの行を選んだかを聞きます。合計だけを「間違っている」と指摘するより、対象行を見た方が原因を追えます。小計行の二重計上、文字列になった金額、フィルターで隠れた行がよく確認したい箇所です。

InputのB列が金額、C列が状態なら、Excelの式は =SUMIF(C2:C5,"完了",B2:B5) と書けます。「C2からC5が完了の行だけ、対応するB列を足す」という意味です。件数は =COUNTIF(C2:C5,"完了") で3件。金額だけが合っていても、選んだ3行が違えば正しい集計ではありません。

グラフと理由は、確認した数字から作る

集計が合ったら、同じ対象行だけでグラフを作ります。「売上が増えた理由」まで求める場合、表に広告や客数の情報がなければ、AIは原因を確定できません。分かった事実と、追加で調べたい仮説を分けて書いてもらいます。

たとえば「商品Cの金額が最大」は表から確認できますが、「新しい広告が効いた」はこの四行だけでは分かりません。会議では、前者を結果、後者を検証したい仮説として扱うと、説明が行き過ぎません。

毎月の資料にするなら、出力の形を固定する

毎月同じ表を扱うなら、対象シート、除外条件、件数、合計、注意点を同じ順で出してもらいます。数字を確かめた後に、報告用の短い文章へまとめると見直しが楽です。ChatGPT Projectsで仕事の前提を整理する方法も使えます。

表を会議のスライドへまとめる作業が繰り返し発生する人には、資料作成ツールを比較する余地があります。計算の正しさを確かめる道具とは役割が違うため、集計済みの数字と伝えたい結論を固めてから渡します。