業務の棚卸しのやり方｜仕事・時間・担当を整理する記入例

棚卸しの目的を一つ決める

人を増やしたい、引き継ぎたい、残業を減らしたい。同じ棚卸しでも、目的によって必要な記録は変わります。今回は「受注担当の一週間を見て、手戻りや重複を減らす候補を見つける」ことに絞ります。

担当者を評価するための細かな監視表から始めると、記録すること自体が負担になります。まず一週間だけ試し、どの仕事に時間がかかるかと、何で止まるかを見ます。

月末だけの仕事や年に一度の仕事は、この一週間には出ません。週の記録にないものをゼロとして扱わず、別欄に頻度と発生時期を残します。一週間の結果だけで年間の人員や業務量を決めないでください。

仕事の大きさと、時間の単位をそろえる

「受注処理」と「メールを開く」が同じ一覧に混ざると、比較しにくくなります。始まりと完了が分かる仕事のまとまりでそろえ、その中で特に時間がかかる作業だけを細かく見ます。

一回の時間と一週間の合計を混同しないよう、欄の名前に単位を入れます。「30」だけでは30分か30回か分かりません。回数は実際に行った回数、時間は見積もりなら見積もりと分けます。

待ち時間も扱いを決めます。回答を待つ二時間の間に別の仕事ができるなら、二時間すべてを作業時間として足すと二重計上になります。手を動かした時間と、完了までの経過時間は分けて記録してください。

返答待ち2時間を、そのまま2時間分の仕事にしない

たとえば10時に確認を依頼し、12時に返答が来たとします。依頼文の作成5分、返答の確認5分で、その間は別の仕事をしていたなら、手を動かした時間は10分、完了までの経過時間は2時間です。両方を同じ「作業時間」の合計へ足すと、仕事を多く数えてしまいます。

一方、相手の返答がないため次の工程が止まった事実は、10分という数字だけでは伝わりません。備考へ「返答まで2時間、次の出荷依頼は保留」と残せば、作業の効率と、仕事が進む速さを分けて改善できます。

一週間の架空例を、分と時間で集計する

次の表は実在する会社の実績ではありません。計算と判断の流れを説明するための架空例です。一回の時間に回数を掛け、同じ分の単位で合計してから時間へ直しています。

記録できた仕事は合計1,080分、18時間です。週40時間勤務の例として見るなら、残り22時間は未記録の仕事などを確認する余地であって、そのまま空き時間とは呼べません。記録漏れの可能性もあります。

時間が長い仕事と、減らせる仕事は同じではない

数量違いの確認に150分かかっているからといって、確認をなくすと誤出荷につながるかもしれません。先に、なぜ数量違いが起きるのか、どの時点で見つかるのかを調べます。必要な確認を消すより、入力の重複や伝達のずれを減らせないか考えます。

資料を探す150分は、置き場所が統一されていないのか、名前が分からないのかで対策が違います。検索に時間がかかった事例を数件見て、原因を確かめます。全員へ新しい検索ツールを買う前に、フォルダや名前を整える余地があります。

一方、手順書の更新120分は、一時的に必要な仕事かもしれません。毎週続くと決めつけず、初回の整備と普段の更新を分けて記録します。大きい数字を並べて削減候補にするだけでは、仕事の役割を見落とします。

やめる・残す・詳しく調べる、の三つに分ける

集計の次は、仕事ごとに目的と使っている人を確認します。誰も使っていない二重の集計なら停止候補、出荷前の数量照合なら残す仕事、理由が分からない待ちなら追加調査、というように判断します。

停止候補でも、担当者が独断でやめるのではなく、その結果を受け取っている相手に確認します。たまに使う報告や、別工程の確認に使う資料もあるためです。

改善を試す対象は、一度に一つか二つで十分です。全部の仕事を変えると、どの変更で良くなったかも、どこで困ったかも分かりづらくなります。

記録表は、一週間だけ使って見直す

配布表は空欄版と上の計算例を用意しています。回数と一回の分数を入れ、週合計を確認できます。実際の記録で使う場合は、見積もり値と計測した値を同じ列で混ぜず、備考へ区別を残してください。

記録が面倒で続かないなら、仕事の区切りが細かすぎるかもしれません。五分ごとの全行動を残すより、まとまった仕事を終えたときに記入する方法を試します。何のために記録するかから外れないようにします。

業務の内容が個人情報や顧客情報を含む場合は、共有範囲を決めます。棚卸し表に必要なのは仕事の種類と負担であり、顧客の詳細をそのまま書き込む必要は通常ありません。

空欄版では、最初に仕事名、一回の分数、週の回数を入れます。たとえば「管理表への転記・40分・5回」で週200分です。合計を見た後は、備考へ「同じ数字を別の表にも入力している」など原因の候補を残します。長い行を選ぶだけでなく、次に見に行く作業が決まれば、表を作った意味があります。

• 出典：Microsoft：共有とアクセス許可の管理（新しいタブ）

改善案は、実績と期待を分けて提案する

たとえば資料探し150分が見つかったとしても、新しいフォルダ構成でその全てがなくなるとは限りません。「試した後に何分かかったか」を同じ範囲で測る必要があります。

業務改善の提案書の記入例では、この架空データを使い、期待する削減と実際の費用を分けて説明します。整理する対象が決まったら共有フォルダの整理へ進めます。

最初の成果は、大きな削減率ではなく、何が分かり、次に何を確かめるかが決まることです。一週間の記録を、仕事をなくすためだけでなく、残すべき仕事を説明する材料にも使ってください。