Gmailのテンプレートの作り方｜表示されないときの確認と定型文の使い方

書き換える場所を、見落とせない形にする

たとえば「山田様、9月20日の資料をお送りします」という完成文を保存すると、相手と日付の両方を忘れずに直す必要があります。最初から「【宛名】様」「【対象の日付】」としておくと、未記入部分に気づきやすくなります。

共通部分は、挨拶、資料を送る目的、確認してほしいこと、結びの順で用意します。長い会社紹介まで毎回入れる必要はありません。相手が「何が届いて、何をすればよいか」を読める長さにします。

以下は架空の資料送付例です。期限が不要な連絡なら、期限の一文は削除します。自分の業務で存在しない締切を、例文のまま相手へ課さないでください。

資料送付の定型文を、短い土台にする

この文面では、四角い括弧の部分を送信ごとに書き換えます。件名にも資料名や案件名を入れておくと、受け取った人が後から探しやすくなります。

本文で「添付」と書いたら、実際に添付したファイル名と一致するか確認します。テンプレートを挿入したことを、添付済みの証拠にはしないでください。リンクで渡す場合は、相手が開ける共有範囲も確かめます。

PC版でテンプレートを有効にする

Gmailの設定から「すべての設定を表示」を開き、「詳細設定」にあるテンプレートを有効にして、変更を保存します。設定を選んだだけで画面を閉じると反映されない場合があるので、保存まで進めます。

スマホのGmailアプリで同じメニューを探しても、標準テンプレートは使えません。スマホの署名や端末の辞書登録は別の機能です。この記事の手順はPCのブラウザで行ってください。

テンプレートを有効にしただけで、自動返信が始まるわけではありません。手動で文章を呼び出す使い方と、フィルタを作って自動送信する使い方は別です。今回は手動挿入だけを扱います。

• 出典：Google：Gmailでテンプレートを作成する（新しいタブ）

下書きから保存し、新しいメールで呼び出す

新規メールの本文に定型文を入れ、作成ウィンドウのその他メニューから「テンプレート」を開きます。「下書きをテンプレートとして保存」から新しいテンプレートとして保存し、「資料送付_確認依頼あり」など用途の分かる名前を付けます。

次に新しいメールを作成し、その他メニューのテンプレート一覧から呼び出します。保存できたつもりで終わらず、別の新規下書きへ挿入できるところまで確かめておくと、実際の連絡で慌てません。

内容を直すときは、変更した本文を既存テンプレートへ上書き保存します。似た名前のテンプレートを増やし続けると古い文面を使いやすくなるので、どれを更新したか確認してください。削除したテンプレートは復元できないため、必要なものを削除して整理する前に内容を残します。

• 出典：Google：Gmailでテンプレートを作成する（新しいタブ）

署名・件名・添付を、送る前に見る

署名の自動挿入を使っている場合は、テンプレートにも署名が入っていると二重になることがあります。標準の署名で入れる部分と、テンプレートに含める部分を決め、どちらかへまとめます。

新規メールでは自然に見えても、返信へ挿入すると、長い挨拶や引用文が重複する場合があります。返信用は「ご連絡ありがとうございます」から始めるなど、別の短い土台にしてもよいでしょう。

送信前は【宛名】などの未記入、件名、添付名、宛先を一つずつ確認します。文面がきれいでも、添付が先月の資料なら仕事は進みません。定型文で省いた時間を、相手ごとに変わる箇所の確認に使います。

表示されないときは、有効化と保存を別に確認

テンプレート項目自体がない場合は、PC版か、設定を有効にして保存したかを見ます。項目はあるのに名前がない場合は、そのアカウントでテンプレートとして保存したかを確認します。普通の下書き保存だけでは一覧へ登録されません。

会社用と個人用など、複数アカウントを切り替えて使っている場合も、保存した先を取り違えやすくなります。見つからないからといって、機密を含む文面を別のアカウントへコピーしないようにしてください。

今回の定型文作成に独自ドメインや有料メールは必須ではありません。アドレスそのものを仕事用に整えたい場合だけ、独自ドメインのメールにかかる費用を別の判断として確認できます。

• 出典：Google：Gmailでテンプレートを作成する（新しいタブ）