スプレッドシートのプルダウンに色を付ける方法｜行全体を変える設定も

まず、色を付ける範囲を決める

状態だけを見分けたいなら、チップの色で十分です。完了した案件の行全体を薄くして、残っている仕事を追いやすくしたいなら、条件付き書式を使います。両方を重ねる場合も、強い色を増やしすぎないようにします。

今回の表では、C列が状態、A列が案件名、D・E列が数量と単価です。行全体の色を変える条件はC列だけを見ますが、塗る範囲はAからFまでになります。この「判断するセル」と「色を付ける範囲」が別だと分かると設定しやすくなります。

未着手・進行中・完了は文字で残してください。赤・黄・緑だけで意味を伝えると、色の見え方や白黒印刷によって分からなくなります。

プルダウンの選択肢へ色を付ける

C2:C7を選び、プルダウンまたはデータの入力規則から、未着手・進行中・完了の三つを設定します。各選択肢の色を選び、チップで表示する場合は表示スタイルも確認します。

例えば未着手は薄い灰色、進行中は薄い青、完了は薄い緑。色名を覚えさせるより、文字を読めば意味が分かるようにします。同じ表の別の場所で、緑を未着手の意味にしないことも大切です。

選択肢の順番は、仕事が進む順にすると選びやすくなります。「保留」などの状態が本当に必要になったら追加します。見栄えのためだけに項目を増やすと、入力者がどれを選ぶか迷います。

• 出典：Google：セル内のプルダウンリスト（新しいタブ）

完了した行全体を塗る数式を入れる

A2:F7を選び、「表示形式」→「条件付き書式」を開きます。条件をカスタム数式にして「=$C2="完了"」を入力し、薄い背景色を指定します。これは「その行のC列が完了なら、選んだ範囲の行へ色を付ける」という意味です。

$Cは、どの列へ書式を付ける場合もC列を見続ける指定です。行番号の2には$を付けていないので、3行目ではC3、4行目ではC4を見ます。今回の適用範囲が2行目から始まるため、式もC2から始めます。

もしC列ではなくD列に状態がある表なら、$D2へ変えます。記事の式をそのまま貼り付ける前に、自分の状態列と、適用範囲の先頭行を合わせてください。

• 出典：Google：条件付き書式とカスタム数式（新しいタブ）

1行ずれたら、先頭行と$の位置を見る

A2:F7へ「=$C1="完了"」を設定すると、一つ上の行の状態を見てしまいます。見た目では色が付いたため成功に見えても、完了していない行が緑になる原因になります。

「=$C$2="完了"」では、すべての行がC2だけを見ます。C2が完了なら全体が同じ色になるので、行ごとの状態を判定する用途には合いません。

一部だけ変わらない場合は、条件付き書式の範囲から外れていないか、「完了 」のような空白が含まれていないかを確認します。別の書式ルールが重なっている場合は、その順序と対象範囲も見ます。

• 出典：Google：条件付き書式とカスタム数式（新しいタブ）

状態を三つ切り替えて、色の戻り方も確認する

作例なら「画像整理」と「納品準備」を完了にして、その2行が対象になります。次に一つを進行中へ戻し、完了の色が外れるかを確認します。色が付くことだけでなく、条件から外れたときに戻ることまで見ます。

新しい8行目を追加したら、プルダウンと条件付き書式の両方が届いているか確認します。C列に選択肢があっても、色を付ける範囲がA2:F7のままなら8行目には適用されません。

本文の比較図は、同じ架空データに色を付ける場所の違いを表した説明図です。アプリの実画面に見せかけたものではありません。自分の表で確認するには、完了と進行中の切り替えを試してください。

見やすさと、入力のしやすさを一緒に整える

色は仕事を見つけやすくするために使います。色が増えた結果、どれを先に処理するか分からなくなったなら、状態の種類を減らす方が役立つこともあります。

担当ごとに行を探す必要があるなら、自分だけ絞り込むフィルタビューと組み合わせられます。数式の上書きを防ぎたいなら、入力欄だけ残す保護設定を別に行います。

今回の色付け自体に有料サービスは不要です。まず三つの状態が正しく選べ、該当する行だけ色が変わるところまで仕上げると、毎日の一覧確認に使える表になります。