仕事が遅いと落ち込む人へ｜遅くなる原因の見分け方と、見積もり・途中報告のコツ

仕事の量や失敗への不安は、多くの人の悩み

厚生労働省の令和6年の労働安全衛生調査では、仕事に強いストレスがある人のうち、43.2%が仕事の量、36.2%が仕事の失敗・責任の発生などを挙げていました。

仕事が遅くて締め切りに追われる、失敗が怖くて手が止まる、という悩みは、決して珍しいものではありません。悩みを抱えていること自体を、責める必要はありません。

• 出典：厚生労働省：令和6年「労働安全衛生調査（実態調査）」の概況（新しいタブ）

落ち込むのは、真面目に向き合っているから

仕事が遅いと落ち込むのは、それだけ仕事をきちんとしたい気持ちがあるからです。気にしない人は、そもそも落ち込みません。

ただし、落ち込んだまま焦ると、確認が雑になってミスが増え、さらに遅くなるという悪い循環に入りがちです。気持ちと仕事の進め方を切り分けて、進め方だけを1つずつ直していきましょう。

遅くなる5つの原因

仕事が遅くなる原因は、主に次の5つです。自分がどれに当てはまるかを考えながら読んでください。

1. 手順を知らない：やり方を毎回調べたり、人に聞いたりしている。経験が浅いうちは、よくあること。
2. 完璧を求めすぎる：求められている以上の出来を目指し、見直しや手直しを繰り返す。
3. 途中で迷って手が止まる：何から手をつけるか、次に何をするかを考える時間が長い。
4. 仕事の量が多すぎる：一人でこなせる量を超えていて、誰がやっても間に合わない。
5. 割り込みが多い：電話やチャット、頼まれごとで作業が何度も中断される。

1〜3は進め方の工夫で、4と5は上司への相談や環境の調整で変えられます。

1日の作業時間を記録して、原因を見つける

どこで時間がかかっているかは、感覚では分かりにくいものです。2〜3日だけ、次のように作業時間を記録してください。

1. 作業を始めた時刻と終えた時刻を書く：「10:00〜10:45 見積書の作成」のように書く。
2. 中断されたら、その理由を書く：「電話」「質問された」など一言でよい。
3. 迷っていた時間があれば、印をつける：何をするか考えていた時間も記録する。

記録を見ると、「見直しに1時間かけていた」「チャットで15回中断されていた」など、原因がはっきりします。原因が分かれば、この記事のどの対策を使えばよいかも決まります。

作業を小さく分けてから始める

途中で迷って手が止まる人は、作業を始める前に、30分ほどで終わる小さな作業に分けてください。分けておくと、次に何をするかで迷わなくなります。

例えば「企画書を作る」なら、「目的を3行で書く」「必要な数字を集める」「構成を決める」「本文を書く」「見直す」のように分けます。

分けた作業に順番をつけ、1つ終わるごとに印をつけていくと、進み具合が自分にも周りにも見えるようになります。

朝いちばんに、その日の段取りを決める

1日の始めに段取りを決めておくと、途中で迷う時間が大きく減ります。出社したら、メールを開く前に次の3つを紙かメモに書いてください。

1. 今日やることを3つに絞る：それ以外は「できたらやること」に回す。
2. それぞれにかかる時間を書く：会議や打ち合わせの時間を除いて、入るかを確かめる。
3. いちばん大事な仕事を午前に置く：頭がすっきりしている時間に、重い仕事を片づける。

夕方に、書いた3つが終わったかを見返します。終わらなかった理由を一言書いておくと、翌朝の段取りが上手になっていきます。

見積もりの立て方：小さく分けて、余裕を足す

「いつまでにできる？」と聞かれて答えに困る人は、見積もりの立て方を決めておくと楽になります。

1. 作業を小さく分ける：30分ほどで終わる単位に分ける。
2. それぞれにかかる時間を書く：初めての作業は、経験のある人に目安を聞く。
3. 合計に余裕を足す：迷いや割り込みの分として、合計の半分ほどを足しておく。
4. 締め切りと比べる：間に合わないなら、その場で相談する。

見積もりが外れたら、次の見積もりに生かせば十分です。何度か繰り返すうちに、自分の作業の速さがつかめてきます。

見積もりの例：入社2年目の人が、報告書を頼まれたら

入社2年目の人が、金曜日締め切りの月次の報告書を頼まれた場合の見積もりの例は、表「報告書の見積もりの例」のとおりです。

合計が6時間なら、余裕を足して9時間ほどを見込みます。水曜日の時点で半分終わっていなければ、その時点で上司に相談すれば、締め切りの直前に慌てずに済みます。

途中の報告で、「遅い」の印象は変わる

仕事が遅いと言われる人の多くは、実は途中の様子が周りに見えていないことで損をしています。半分ほど進んだ所で途中の報告をするだけで、「遅い」は「見通しが立っている」に変わります。

途中の報告では、どこまで進んだか、いつ終わりそうか、困っていることの3つを伝えます。間に合わなそうなら、この時点で相談できれば、周りも手を打てます。

そのまま使える文例は、囲み「途中の報告の文例」のとおりです。

完璧にしすぎない：求められる出来を先に聞く

見直しや手直しに時間がかかる人は、求められている以上の出来を目指しているのかもしれません。仕事を頼まれたら、使い道と求められる出来を先に確かめてください。

例えば「社内の打ち合わせ用ですか、お客様に出すものですか」「完成の前に一度見ていただけますか」と聞きます。社内用なら、見た目より中身が伝わることを優先できます。

完成してから見せるより、8割ほどの段階で一度見せるほうが、方向違いの手直しが減り、結果として早く終わります。

割り込みを減らして、集中する時間をつくる

電話やチャットで何度も中断されると、元の作業に戻るたびに時間がかかります。1日の中に、集中して作業する時間を決めておくと効果があります。

急ぎでないチャットは、1時間おきにまとめて見る、集中したい時間は「〇時までは資料作りに集中します」と周りに伝える、の2つから始めてください。

割り込みの多さが仕事の量のせいなら、自分だけでは減らせません。記録した中断の回数を見せて、上司に相談してください。

手順書とひな形で、毎回考える時間を減らす

同じ種類の仕事を毎回ゼロから考えていると、時間がかかります。よくする仕事は、手順書とひな形を作っておきましょう。

手順書は、聞いたことや自分でつまずいた所を、番号つきの手順として書き足していくものです。メールや報告書のひな形を用意しておけば、書き出しで迷う時間がなくなります。

作った手順書は、後輩が入ってきたときにも役立ちます。自分のためだけでなく、職場の財産にもなります。

仕事の量が多すぎるときは、優先順位を決め直す

進め方を工夫しても間に合わないなら、仕事の量そのものが多すぎる可能性があります。この場合、自分の努力だけでは解決しません。

抱えている仕事と締め切り、かかる時間の見込みを紙に書き出し、上司に見せて「どれを優先すればよいですか」と相談してください。見積もりがあると、上司も判断しやすくなります。

「遅い」と言われたときの受け止め方

「遅い」と言われたら、落ち込む前に、何がどのくらい遅いのかを具体的に聞いてください。「どの仕事を、いつまでに終えればよいですか」と聞けば、次の目標がはっきりします。

一方で、人格を否定するような言い方や、大勢の前での威圧的な叱責が繰り返される場合は、指導の範囲を超えているかもしれません。厚生労働省は、こうした言動をパワーハラスメントの「精神的な攻撃」の例として挙げています。

つらい言い方が続くときは、日時と言われた内容を記録し、社内の相談窓口や総合労働相談コーナーに相談してください。

• 出典：厚生労働省：職場におけるハラスメント対策マニュアル（新しいタブ）

落ち込みから立て直す考え方

仕事の速さは、経験と工夫で少しずつ変わっていきます。落ち込んだときは、次の3つを思い出してください。

1. 遅さは、あなたの価値ではない：慣れと進め方の問題で、努力で変えられる。
2. 比べる相手は、昨日の自分：同じ仕事にかかった時間が短くなっていれば、前に進んでいる。
3. 1日に1つだけ直す：全部を一度に変えようとしない。

作業時間の記録を続けると、同じ仕事にかかる時間が短くなっていくのが数字で見えます。それが、何よりの自信になります。

眠れない・集中できない日が続くときは

仕事の遅さへの不安から、眠れない、食べられない、集中できない日が続くときは、進め方の工夫より先に、体と心を休めることが大切です。

集中しにくさや忘れっぽさが昔から続いていて気になるときも、自分で判断せず、医療機関に相談してください。厚生労働省のこころの耳には、働く人の相談窓口と、医療機関を探すページがあります。

こころの耳の「職場のストレスセルフチェック」で、今のストレスの程度の目安を確かめることもできます。

• 出典：こころの耳（厚生労働省）：相談窓口案内（新しいタブ）
• 出典：こころの耳（厚生労働省）：職場のストレスセルフチェック（新しいタブ）

仕事を速く進める考え方を、まとめて学ぶなら

進め方の工夫を一通り試したうえで、仕事を速く進める考え方をまとめて学びたい人は、ビジネス書を1冊読むのも方法です。

例えば、石川和男さんの『仕事が速い人は、「これ」しかやらない』（PHP研究所、2020年）は、仕事を速く進めるための原則をまとめた本です。記事で紹介した記録や見積もりと合わせて、自分に合う方法を選んでください。

• 出典：国立国会図書館サーチ：仕事が速い人は、「これ」しかやらない（石川和男、PHP研究所、2020年）（新しいタブ）

悩みに合わせて読みたい記事

入社して間もなく、仕事を覚えている最中の人は、新人が仕事できないのはいつまで？で時期の目安を確かめてください。

怒られるのが怖くて手が止まる人は仕事が覚えられない・萎縮してしまうとき、報告が怖い人は報連相が怖いときの伝え方を読んでください。

3人の例で考える

よくある3つの状況で、何から直すかの例を挙げます。

1. 資料の見直しに毎回1時間かける人：頼まれたときに使い道を聞き、8割の段階で一度見せる。
2. 締め切りの前日に「間に合いません」と言ってしまう人：作業を分けて見積もり、半分の時点で途中の報告をする。
3. チャットの対応で作業が進まない人：1時間おきにまとめて見る。中断の回数を記録して上司に相談する。

3人とも、原因に合った1つの工夫で、遅さの印象は変えられます。全部を一度に直そうとせず、今週は1つだけ試してください。

仕事の遅さを立て直す確認リスト

最後に、今日から見直せる項目をまとめます。

• 2〜3日、作業時間と中断の理由を記録した
• 作業を30分ほどの単位に分けてから始めた
• 見積もりに余裕を足し、締め切りと比べた
• 半分ほど進んだ所で、途中の報告をした
• 頼まれたときに、使い道と求められる出来を聞いた
• 仕事の量が多すぎるなら、上司と優先順位を決め直した