Wordのコメントを一括削除する方法｜変更履歴も残さず送るには

「表示しない」だけでは、消えていません

校閲の表示を簡易表示や変更履歴なしにすると、見た目はすっきりします。それでも記録が文書に残っていれば、相手が表示を切り替えたときに見える可能性があります。

コメントを解決済みにする操作も、検討が終わったことを管理するためのものです。外部へ渡すコピーからコメントを取り除きたい場合は、削除の操作を使います。

• 出典：Microsoft：変更履歴の承諾・却下（新しいタブ）
• 出典：Microsoft：モダンコメント（新しいタブ）

原本を残して、コメントをまとめて削除する

まず「案件名_送付用.docx」のようにコピーを作ります。社内の検討経緯を残す原本と、相手へ渡す文書を分けておけば、後からコメントを見返す必要が出ても困りません。

デスクトップ版Wordでは「校閲」のコメント削除メニューから、文書内のすべてのコメントを削除する操作を選びます。一つのコメントだけを選んで削除した状態で終わらないよう、コメントの一覧も確認します。

Windows、Mac、Web版やモダンコメントの表示によってメニュー名や配置は違います。一括削除が見当たらない場合は、使用版のMicrosoft公式案内を確認します。この記事は公式手順に基づく案内で、すべての版の実画面を同時に検証したものではありません。

• 出典：Microsoft：モダンコメント（新しいタブ）

変更履歴は、本文を読んでから承諾・却下する

たとえば「納期は20日です」の20を25に変えた履歴があるとします。変更を承諾すると25日、却下すると20日を残すことになります。見た目の印を消すためだけに、意味を確かめずすべて承諾しないでください。

本文が確定しているなら変更を順に確認して承諾または却下し、今後の記録を止める場合は変更履歴の記録もオフにします。記録をオフにするだけでは、それまでの変更履歴は残ります。

数字、日付、否定の言葉は特に見直します。「含む」を「含まない」へ変更した1語でも、相手に伝える条件は逆になります。コメントが0件になったことと、本文が正しく確定したことを分けて確認します。

• 出典：Microsoft：変更履歴の承諾・却下（新しいタブ）

ドキュメント検査を使い、別名保存して開き直す

Windowsデスクトップ版では「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」→「ドキュメント検査」から、コメントや変更履歴、個人情報などの残存を調べられます。削除する対象を見て選び、必要な情報までまとめて消さないようにします。

検査で削除した情報は元へ戻せない場合があるため、作業するのは送付用のコピーです。検査機能も文書のあらゆる情報を漏れなく取り除く保証ではありません。ヘッダー、フッター、本文の名前、埋め込み資料も自分で確認します。

保存していったん閉じ、同じ送付用ファイルをもう一度開きます。コメント一覧、変更履歴の表示、本文の数字を確認し、送るファイル名がそのコピーであることまで照合します。原本を添付したら、送付用を整えた意味がなくなってしまいます。

• 出典：Microsoft：ドキュメント検査（新しいタブ）

相手が編集しないなら、PDFも選択肢です

相手が文章を修正する予定ならWordで渡す方が合います。内容を読むだけ、印刷するだけならPDFも候補です。ただしPDFへ変換すれば何も考えず安全になるわけではありません。コメント付きの印刷設定や書き出し条件にも注意します。

PDFにした後も、全ページを開き、余白に注釈が出ていないか、本文が欠けていないかを見ます。元のWordで直せる誤字は、Wordを修正して再出力する方が管理しやすくなります。

Wordがなく、手元にあるPDFの文字を直接直す仕事が続く場合にはPDF編集ソフトを比較できます。コメント削除のために購入する必要はありません。容量が問題なら、PDFをオフラインで圧縮する方法も確認できます。