資料作成が苦手な人は、いきなりパワポを開かない｜構成から作る3段階

まず目的を1文にする

資料作成で迷う時間の多くは、目的があいまいなことから生まれます。作り始める前に、「誰に・何を伝えて・どうしてほしいか」を1文にします。

例文「目的を1文にする型」の［　］を埋めるだけで構いません。この1文が決まれば、入れる情報と入れない情報を選べるようになります。

3段階の進め方：段階ごとに「やらないこと」を決める

図「資料作成の3段階」のように、段階ごとにやることと、やらないことを分けます。構成の段階で上司に一度見せて方向を確かめると、大きな作り直しを防げます。

構成は、構成メモの型のように、スライドごとの結論を1文ずつ書き出すだけで十分です。

構成の基本の流れ：結論→理由→根拠→次の行動

どんな資料でも、次の4つの順に並べると、読む人が迷わずに理解できます。

1. 結論：何を伝えたいか、何を決めてほしいか。
2. 理由：なぜそう言えるのか。
3. 根拠：理由を支える数字や事実。
4. 次の行動：誰が、いつまでに、何をするか。

結論を最後に置くと、読む人は最後まで何の話か分からないまま読むことになります。結論は最初に置くのが、伝わる資料の基本です。

資料の種類別の構成の型

資料の種類によって、よく使われる構成の型があります。表「資料の種類と構成の型」を、構成を考えるときの出発点にします。

枚数の目安は、社内の資料の場合の一例です。相手の時間と、決めてほしいことの大きさに合わせて調整します。

悪い例と良い例：タイトルに結論を書き、1枚1メッセージにする

表「悪い例と良い例」は、同じ内容を直した例です。良い例ではタイトルに結論が書かれていて、読む人はタイトルだけで話の流れを追えます。

直した後は、タイトルだけを順に読み上げてみます。話がつながれば、構成は伝わる形になっています。

1枚1メッセージの作り方

1枚に伝えることを1つにするには、スライドのタイトルを先に1文で書きます。そのタイトルを支える情報だけを、本文に残します。

タイトルを支えない情報は、別のスライドに分けるか、最後の参考資料に回します。迷ったら削ると決めておくと、詰め込みすぎを防げます。

1枚に書くことが多すぎると感じたら、そのスライドは2枚に分ける合図です。枚数が増えても、1枚ずつが短いほうが速く読めます。

数字を見せるときの3つのコツ

数字は、そのまま並べるだけでは意味が伝わりにくいものです。次の3つを意識します。

1. 比べる相手を置く：前年、前月、目標など、比べる数字と並べる。
2. 単位と時点を書く：「万円」「件」などの単位と、いつの数字かを必ず書く。
3. 伝えたい数字を1つ大きくする：いちばん伝えたい数字だけを大きく見せ、ほかは小さくする。

グラフの選び方：伝えたいことで決める

グラフは、見た目の好みではなく、伝えたいことで選びます。表「伝えたいこととグラフの選び方」を目安にします。

グラフには、何を読み取ってほしいかを1文で添えます。グラフだけを置くと、読む人によって受け取り方が変わってしまいます。

言葉の選び方：あいまいな言葉を具体的にする

見た目を整えても、言葉があいまいだと伝わりません。次のような言葉は、具体的な言い方に直します。

1. 「大幅に」「かなり」：何%、何件、何時間と数字にする。
2. 「検討する」：誰が、いつまでに、何を決めるのかを書く。
3. 社内の略語や専門用語：読む人が分からない言葉は、言い換えるか短い説明を添える。

AIで構成と下書きを作る：人が直す部分を先に決める

構成と下書きの段階は、AIに手伝ってもらうと速くなります。目的と相手、伝えたい結論を渡して、スライドごとの構成案を出してもらいます。

ただし、数字や事実はAIが作ったものをそのまま使わず、元の資料で確かめます。結論と、誰に何を頼むかは、自分で決めて書き直します。

入力した内容から構成・本文・デザインまで作るサービスもあります。たとえばイルシルは、作ったスライドをPowerPoint形式で書き出して編集できると案内しています。

AIで作ったスライドの直しやすさは、AIで作ったスライドはPowerPointで直せる？で比べています。

• 出典：イルシル：公式サイト（新しいタブ）

AIに構成案を頼むときの依頼文

AIに構成案を頼むときは、目的と相手、使える時間を具体的に伝えます。例文「構成案を頼む依頼文」のように頼むと、スライドごとの結論まで出してもらえます。

出てきた構成案は、そのまま使わずに、自分の目的の1文と照らして並べ替えます。数字や事実は、元の資料で必ず確かめます。

A4の1枚にまとめるときの型

会議の前に配る資料や、上司への報告は、A4の1枚にまとめると喜ばれます。例文「A4の1枚の型」の順に書くと、読む人が1分で内容をつかめます。

上の人に出す資料は、最初の1枚で決められるように

役職が上の人ほど、資料を読む時間は短くなります。最初の1枚だけで、結論と、決めてほしいことと、その理由が分かるようにします。

2枚目以降は、質問されたときに開く補足と考えます。最初の1枚で決めてもらえる資料が、忙しい相手にとって一番ありがたい資料です。

作る時間の配分：構成に時間を使う

資料作成が苦手な人は、見た目を整える時間が長くなりがちです。時間の配分を先に決めておくと、手直しの時間も減ります。

たとえば2時間で作る資料なら、構成に50分、下書きに50分、仕上げに20分のように分けます（説明用の例）。構成に時間をかけた資料ほど、仕上げは短く済みます。

よく作る資料は、ひな形を作って使い回す

毎月の報告など、同じ種類の資料をくり返し作るなら、ひな形を1つ作っておきます。見出しと構成の型、よく使う表やグラフの形を入れておくだけで、毎回の時間が大きく減ります。

ひな形は、共有のフォルダに置いてチームで使うと、資料の形がそろい、読む側も速く読めるようになります。

過去の資料を上手に使う

同じような資料を、社内の誰かが前に作っていることはよくあります。共有のフォルダで探したり、上司に聞いたりして、過去の資料を手本にします。

使うときは、数字や日付が古いままになっていないかを必ず確かめます。構成は借りても、中身は今の情報で作り直します。

時間がかかりすぎるときの見直し

社内でよく作る資料は、ひな形を作って使い回すと、毎回の時間が減ります。見た目のルールは、パワポのセンスがない人へで、4つのルールとして紹介しています。

ChatGPTで作ったスライドを直す方法は、ChatGPTのパワポがしょぼい？で紹介しています。

• 誰に何を決めてもらう資料か、1文で言える
• パワポを開く前に、構成を決めた
• 1枚に伝えることは1つにした
• 見た目を整えるのは最後にした
• 過去の資料やひな形を使った

会議の資料は、前の日に送っておく

会議で使う資料は、できれば前の日までに参加者に送っておきます。先に読んでもらえれば、会議の時間を説明ではなく話し合いに使えます。

送るときは、「当日決めたいこと」をメールの最初に書いておきます。読む人が、どこに注目して読めばよいかが分かります。

直前に内容が変わった場合は、変わった場所が分かるように印を付けて送り直します。古い資料のまま話が進むのを防げます。

苦手を克服する練習：1週間に1本、構成だけ作る

資料作成の力は、構成を考える回数で伸びます。1週間に1本、実際には出さない資料の構成だけを作る練習をすると、3段階の流れが身につきます。

題材は、職場の小さな改善や、読んだニュースのまとめなどで十分です。作った構成を上司や同僚に見せて、伝わるかを聞くと、さらに上達が早くなります。

説明するときのコツ：スライドを読まない

資料を見せながら説明するときは、スライドの文字を読み上げないようにします。読む人は文字を目で追うほうが速いため、同じことを読み上げると退屈に感じます。

説明では、スライドに書いていない背景や、決めてほしいことを話します。1枚ごとに「このスライドで伝えたいのは〜です」と最初に言うと、聞く人がついてきやすくなります。

上司に「見にくい」と言われたら：どこが分かりにくいかを聞く

「見にくい」と言われたら、どこが分かりにくかったかを具体的に聞きます。よくあるのは「結論がどこか分からない」と「1枚に情報が多すぎる」の2つです。

結論が分からないならタイトルに結論を書き、情報が多すぎるなら、補足を後ろの参考資料に回します。

提出する前の見直し

資料を出す前に、確認リストで見直します。特に数字と日付の誤りは、資料全体の信用を下げてしまいます。

時間があれば、同僚に1分だけ見てもらい、「何を伝えたい資料か」を答えてもらいます。答えが自分の目的と合っていれば、伝わる資料になっています。

• 1枚目で、結論と決めてほしいことが分かる
• スライドのタイトルだけを読んで、話がつながる
• 数字に単位と時点が書いてある
• グラフに、読み取ってほしいことが添えてある
• あいまいな言葉を数字や具体的な言葉に直した
• 誤字と、社名・人名の間違いがない