資料作成が苦手な人は、いきなりパワポを開かない｜構成から作る3段階

3段階の進め方：段階ごとに「やらないこと」を決める

図「資料作成の3段階」のように、段階ごとにやることと、やらないことを分けます。構成の段階で上司に一度見せて方向を確かめると、大きな作り直しを防げます。

構成は、構成メモの型のように、スライドごとの結論を1文ずつ書き出すだけで十分です。

悪い例と良い例：タイトルに結論を書き、1枚1メッセージにする

表「悪い例と良い例」は、同じ内容を直した例です。良い例ではタイトルに結論が書かれていて、読む人はタイトルだけで話の流れを追えます。

直した後は、タイトルだけを順に読み上げてみます。話がつながれば、構成は伝わる形になっています。

AIで構成と下書きを作る：人が直す部分を先に決める

構成と下書きの段階は、AIに手伝ってもらうと速くなります。目的と相手、伝えたい結論を渡して、スライドごとの構成案を出してもらいます。

ただし、数字や事実はAIが作ったものをそのまま使わず、元の資料で確かめます。結論と、誰に何を頼むかは、自分で決めて書き直します。

入力した内容から構成・本文・デザインまで作るサービスもあります。たとえばイルシルは、作ったスライドをPowerPoint形式で書き出して編集できると案内しています。

AIで作ったスライドの直しやすさは、AIで作ったスライドはPowerPointで直せる？で比べています。

• 出典：イルシル：公式サイト（新しいタブ）

時間がかかりすぎるときの見直し

社内でよく作る資料は、ひな形を作って使い回すと、毎回の時間が減ります。見た目のルールは、パワポのセンスがない人へで、4つのルールとして紹介しています。

ChatGPTで作ったスライドを直す方法は、ChatGPTのパワポがしょぼい？で紹介しています。

• 誰に何を決めてもらう資料か、1文で言える
• パワポを開く前に、構成を決めた
• 1枚に伝えることは1つにした
• 見た目を整えるのは最後にした
• 過去の資料やひな形を使った

上司に「見にくい」と言われたら：どこが分かりにくいかを聞く

「見にくい」と言われたら、どこが分かりにくかったかを具体的に聞きます。よくあるのは「結論がどこか分からない」と「1枚に情報が多すぎる」の2つです。

結論が分からないならタイトルに結論を書き、情報が多すぎるなら、補足を後ろの参考資料に回します。