議事録が苦手なら全部は書かない｜決定・担当・期限だけ拾うコツと例文

会議中の取り方：3つの印をつけてメモする

メモの行の頭に印をつけると、会議の後に拾いやすくなります。表「メモにつける3つの印」の形でメモを取ります。

分からないことは会議中に無理に理解しようとせず、「？」をつけて後で確かめます。前回の議事録と今日の議題を会議の前に読んでおくと、話についていきやすくなります。

• 会議の前に、前回の議事録と今日の議題を読んだ
• 決・担・？の印をつけてメモした
• 会議の最後に、決まったことと担当・期限を読み上げて確かめた

悪い例と良い例：読む人がすぐ動けるかで決まる

悪い議事録は、発言を順に並べただけで、何が決まったかが分かりません。良い議事録は、最初に決まったことと、担当・期限が並んでいます。

表「悪い例と良い例」を比べると、良い例では読む人が「自分は何をすればよいか」をすぐに見つけられることが分かります。

会議の種類別に残すこと

会議の種類によって、残すことが少しずつ違います。表「会議の種類と残すこと」を、会議の前に確かめておきます。

そのまま使えるテンプレートは、議事録の書き方・フォーマットで記入例つきで紹介しています。

録音と文字起こしを下書きに使う：了承と確認が先

会議を録音して文字起こしすると、聞き逃した部分を後で確かめられます。AIで要約の下書きを作れば、書く時間も減ります。

録音するときは、会議の最初に参加者に伝えて了承を得ます。社外の人がいる会議や、社内の情報を外部のサービスに入れる場合は、会社の決まりも確かめます。

文字起こしのサービスには、無料で使える範囲に上限があります。たとえばNottaの無料プランは1回3分まで・月120分までなので、まずは短い打ち合わせで試すと、自分の会議に合うかが分かります。

文字起こしや要約には誤りが混ざります。数字・日付・固有名詞・担当者は、必ず自分で確かめます。話し手を分ける方法は、文字起こしで話者を分けるには？で比べています。

• 出典：Notta：料金プラン（新しいタブ）

上手くなる練習：会議の直後に15分を取って仕上げる

議事録は、会議の直後が一番早く書けます。会議の後15分を議事録の時間として、予定に入れておきます。

1. 決定と担当を先に書く：メモの「決」「担」を並べる。
2. 「？」を確かめる：分からなかった言葉や数字を、発言した人に確かめる。
3. 必要な経緯だけ足す：決まった理由のうち、後で聞かれそうなことだけを書く。
4. 参加者に送る：「訂正があれば◯日までにお知らせください」と添える。