議事録が苦手なら全部は書かない｜決定・担当・期限だけ拾うコツと例文

会議の前の10分でやる準備

議事録の出来は、会議が始まる前にほぼ決まります。会議の前の10分で、次の4つを済ませておきます。

1. 前回の議事録を読む：前回の宿題と、今回決まりそうなことを確かめる。
2. 議題を書き写す：メモの見出しとして、議題を先に書いておく。
3. 参加者を確かめる：誰が出るか、誰が決める人かを確かめる。
4. 分からない言葉を調べる：議題に出てくる言葉のうち、知らないものを調べておく。

会議中の取り方：3つの印をつけてメモする

メモの行の頭に印をつけると、会議の後に拾いやすくなります。表「メモにつける3つの印」の形でメモを取ります。

分からないことは会議中に無理に理解しようとせず、「？」をつけて後で確かめます。前回の議事録と今日の議題を会議の前に読んでおくと、話についていきやすくなります。

• 会議の前に、前回の議事録と今日の議題を読んだ
• 決・担・？の印をつけてメモした
• 会議の最後に、決まったことと担当・期限を読み上げて確かめた

会議中に使える確認のひとこと

議事録係は、決まったことを確かめる役でもあります。会議の流れを止めない短いひとことで、決定・担当・期限を確かめます。

確かめるタイミングは、議題が1つ終わるたびが目安です。最後にまとめて聞くより、議題ごとに確かめるほうが聞き漏れが減ります。

オンライン会議の議事録のコツ

オンライン会議では、誰が話しているかが分かりにくく、音声が途切れることもあります。画面に議事録の下書きを共有しながら進めると、その場で参加者に確かめてもらえます。

会議のチャットに流れた資料のリンクや数字は、会議が終わる前に議事録へ写しておきます。チャットは後から見られなくなることがあるためです。

書くのが追いつかないときの工夫

話が速くて書くのが追いつかないときは、書き方を変えます。全部を文にしようとしないことがいちばんの工夫です。

1. 単語だけで書く：「発売日 11/10 決」のように、文にせず単語で残す。
2. 略語を決めておく：「決」「担」「？」のほか、よく出る部署名や商品名も略す。
3. 聞き逃したら印だけ付ける：「？」を付けて先に進み、後で確かめる。
4. 録音を下書きにする：了承を得て録音し、聞き逃した部分だけ聞き直す。

対面の会議で録音するときの置き方

対面の会議で録音するときは、録音する機器を机の中央に置き、話す人との距離をそろえます。端に置くと、遠い席の人の声が小さくなり、文字起こしの誤りが増えます。

録音は、会議の最初に「議事録のために録音します」と伝え、了承を得てから始めます。社外の人がいる会議では、相手の会社の決まりも確かめます。

議事録を速く書くためのパソコンの工夫

手書きのメモを後から打ち直すと、時間が2倍かかります。会議中から、パソコンで型に直接書き込むと、会議が終わった時点で下書きができています。

1. 型のファイルを複製して使う：会議名と日付を入れるだけで書き始められるようにする。
2. よく使う言葉を辞書に登録する：部署名、商品名、参加者の名前を、短い読みで出せるようにする。
3. 見出しだけ先に作る：議題を見出しにして、その下に「決」「担」「？」を書き込む。

専門用語が分からないときは

話の中身が分からないのは、議事録係になりたての人なら当たり前のことです。分からない言葉は、会議中に無理に理解しようとせず、「？」を付けて書き残します。

会議の後に、発言した人か上司に「議事録に正しく書きたいので」と前置きして聞きます。聞いた言葉は、自分用の用語メモにまとめておくと、次の会議から楽になります。

悪い例と良い例：読む人がすぐ動けるかで決まる

悪い議事録は、発言を順に並べただけで、何が決まったかが分かりません。良い議事録は、最初に決まったことと、担当・期限が並んでいます。

表「悪い例と良い例」を比べると、良い例では読む人が「自分は何をすればよいか」をすぐに見つけられることが分かります。

そのまま使える議事録の型

書き方に迷わないよう、型を1つ決めておきます。例文「議事録の型」を、社内の共有のフォルダに置いて毎回使うと、書く時間も読む時間も短くなります。

記入例：30分の定例会議の場合

型に沿って書いた記入例です（説明用の例）。決まったことが最初に並び、読む人が自分の宿題をすぐに見つけられます。

会議の種類別に残すこと

会議の種類によって、残すことが少しずつ違います。表「会議の種類と残すこと」を、会議の前に確かめておきます。

そのまま使えるテンプレートは、議事録の書き方・フォーマットで記入例つきで紹介しています。

録音と文字起こしを下書きに使う：了承と確認が先

会議を録音して文字起こしすると、聞き逃した部分を後で確かめられます。AIで要約の下書きを作れば、書く時間も減ります。

録音するときは、会議の最初に参加者に伝えて了承を得ます。社外の人がいる会議や、社内の情報を外部のサービスに入れる場合は、会社の決まりも確かめます。

文字起こしのサービスには、無料で使える範囲に上限があります。たとえばNottaの無料プランは1回3分まで・月120分までなので、まずは短い打ち合わせで試すと、自分の会議に合うかが分かります。

文字起こしや要約には誤りが混ざります。数字・日付・固有名詞・担当者は、必ず自分で確かめます。話し手を分ける方法は、文字起こしで話者を分けるには？で比べています。

• 出典：Notta：料金プラン（新しいタブ）

AIで要約するときの依頼文

文字起こしをAIで議事録の形にするときは、型と、残さなくてよいものをはっきり伝えます。例文「文字起こしから議事録を作る依頼文」を使うと、雑談まで残る要約になりにくくなります。

出てきた下書きは、自分のメモと照らして直します。特に、担当と期限はAIが取り違えやすいため、必ず確かめます。

上手くなる練習：会議の直後に15分を取って仕上げる

議事録は、会議の直後が一番早く書けます。会議の後15分を議事録の時間として、予定に入れておきます。

1. 決定と担当を先に書く：メモの「決」「担」を並べる。
2. 「？」を確かめる：分からなかった言葉や数字を、発言した人に確かめる。
3. 必要な経緯だけ足す：決まった理由のうち、後で聞かれそうなことだけを書く。
4. 参加者に送る：「訂正があれば◯日までにお知らせください」と添える。

送る前の見直し5項目

議事録は、送った後の訂正が手間になります。送る前に、確認リストの5項目を見直します。

• 決まったことが最初に書いてある
• 担当と期限が、すべての宿題に付いている
• 数字・日付・固有名詞を、メモや資料と照らした
• 「？」を付けた言葉を、すべて確かめた
• 欠席した人が読んでも、何が決まったか分かる

商談の議事録で気をつける3つのこと

社外の人との商談の記録は、後で約束の内容を確かめるための大事な資料になります。社内の会議の記録より、次の3つに気をつけます。

1. 相手の要望は相手の言葉で残す：言い換えると、意味がずれることがある。
2. こちらが約束したことを分けて書く：見積もりの提出、資料の送付などの期限を必ず入れる。
3. 送る前に上司に見せる：社外に出す文面は、約束の内容に誤りがないかを確かめてから送る。

面談や1対1の打ち合わせの記録

1対1の面談の記録は、決まったことと、次に話すことだけを短く残します。相手の個人的な事情や体調の話は、本人の了承なく記録に残さないようにします。

面談の記録は、相手にも共有して「この内容で合っていますか」と確かめると、後で認識がずれるのを防げます。次の面談の最初に、前回の宿題を確かめる材料にもなります。

直された点をためて、自分の型を育てる

上司や先輩に議事録を直されたら、どこを直されたかをメモしておきます。「数字の単位が抜けていた」「決定と意見が混ざっていた」など、同じ直しが続くところが自分の弱点です。

弱点が分かったら、型や見直しの確認リストに1行足します。直される回数が減るほど、議事録にかかる時間も短くなります。

長い会議は、議題ごとに区切ってまとめる

1時間を超える会議では、最後にまとめて書こうとすると、前半の内容を忘れてしまいます。議題が1つ終わるごとに、決定と担当を2〜3行でまとめてから次に進みます。

会議の途中で議題が戻ったときも、議題ごとに区切ってあれば、どこに書き足せばよいかがすぐに分かります。

休憩がある会議なら、休憩の間に前半の決定を見直しておきます。後半が始まる前に、決まったことを読み上げて確かめる時間をもらうのも1つの方法です。

読む人を思い浮かべて書く

議事録は、出席した人より、欠席した人や後から読む人のためのものです。上司、欠席した人、社外の相手など、読む人によって書き方を少し変えます。

社外の人にも送る議事録では、社内の略語を使わず、約束したことと次の連絡の期限をはっきり書きます。社内だけの話し合いの内容は、送る前に上司に確かめます。

新人が議事録係を任される理由

新人が議事録係を任されるのは、会議の流れや、社内で誰が何を決めているかを知る機会になるからです。苦手でも続けるうちに、仕事の全体が見えてきます。

書いた議事録を先輩に見てもらい、直された点をメモしておくと、上達が早くなります。議事録が上手になると、会議の中身を一番よく知っている人になれます。