相見積もりの断り方｜他社選定・計画中止・条件不一致のメール例と再提案への返信

送る前に、結果が確定したか確認する

担当者の希望だけで「他社に決定しました」と送らず、社内の承認や調達手順を確認します。依頼時に結果連絡の期限を約束していた場合は、その期限を守るか、遅れる見込みを連絡してください。まだ比較中なら辞退の文面は使いません。

相手が提案や作業へ着手している場合も、無償の見積だと決めつけないようにします。調査費、設計費、有料見積などの条件を確認し、すでに成立している契約があるなら、責任者とその扱いを確かめます。

実際の理由と、伝えてよい情報を分ける

「他社を選んだ」「計画を止めた」「必要条件が合わなかった」は違う理由です。別の理由へ置き換えると、値引きや条件変更の提案が来た際に説明が合わなくなります。

一方、本当の理由でも、他社の見積金額、提案内容、社内の評価点を全部伝える必要はありません。秘密保持や調達方針、依頼時の約束を確認し、開示できる範囲で説明します。弥生の案内も、見積辞退の連絡で感謝や理由、相手への配慮を扱っています。

• 出典：弥生：見積書の基本と見積を断るときの例文（新しいタブ）

例文1：他社へ決定した場合

以下の会社名・人名・案件はすべて架空です。相手に比較を依頼した事実と、確定した結論を伝えます。理由の詳細を説明できない場合も、曖昧な「検討します」で引き延ばさず、今回は発注しないことを明示してください。

例文2：社内で計画自体を見送った場合

計画中止が理由なら、相手の提案が不採用だったかのように書かないようにします。再開時期が未定なら、その状態を伝えます。将来連絡する意思がないのに「次回は必ず」と付ける必要はありません。

例文3：必要な条件と合わなかった場合

伝えてよい条件があるなら、納期や対応範囲など具体的な条件を簡潔に書けます。ただし条件を変えれば検討するのか、すでに選定が終わったのかは区別してください。下の例は選定が終了しており、再提案を求めていない場合です。

値引き・再提案を受けたときの返答

他社決定後の値引きには、「ご調整のご提案をありがとうございます。本件は選定を終了しており、金額の再調整による再検討は行いません。今回は見送らせていただきます」と返せます。社内で再検討する権限がない場合、担当者だけで交渉を再開しないでください。

計画中止なら、「価格条件ではなく計画自体の見送りです。現時点で再提案をお願いする予定はありません」。条件不一致でも選定が終わっているなら、「日程をご調整いただけるとのことですが、本件の選定は終了しております」と、前の説明と一致させます。

電話で伝える場合は、結論と開示範囲をメモする

急ぎで電話をする場合も、感謝、結論、伝えられる理由を手元に置きます。「他社はいくらでしたか」と聞かれたときの回答も、事前に責任者と確認してください。相手の提案を別会社へ値引き材料として無断転送しないようにします。

重要な結果は、社内の手順に合わせてメールなどでも残します。相手が聞いた内容と記録が違わないよう、電話で伝えていない理由を後から付け足さないでください。

断る前の確認と、断った後の整理

結果連絡を済ませたら、送信日、相手、案件、結論を社内に残します。不採用先の資料を保管する場合は、秘密保持や社内の保存ルールに従い、目的なく広く共有しないでください。

新規の提案を受けた電話の受付は会社の営業電話の断り方へ。自社から依頼した相手には、結果が決まった時点で、短く正確な連絡を返すことが基本です。

• 社内の選定結果と承認を確認した。
• 契約済みや有料作業がないか確認した。
• 本当の理由と、伝えてよい範囲を分けた。
• 他社の秘密情報と、事実でない理由を入れていない。
• 次回の発注や再検討を不要に約束していない。
• 案件名、宛先、返信先、結論を確認した。