「明日は休みます」「体調が悪いので今日は休みたいです」と連絡を受けたら、まず連絡が届いたことを短く返します。そのうえで、自分が対応できる仕事、別の担当者へ確認する仕事を分けて伝えると、相手も連絡を繰り返さずに済みます。
この記事は、休みの連絡を受け取る側の返信例です。架空の花店で、受注担当の遥さんが休み、午後のギフト発送3件の確認が残っている場面を使います。病状の診断や休暇の可否を決める文例ではありません。会社の勤怠手続きと連絡経路は別途確認してください。
この記事の目次
最初の返信は「届いた」と「次に誰が動くか」を伝える
急な連絡でも、まず「ご連絡ありがとうございます。本日のご不在を確認しました」と返せます。連絡を受け取ったという意味の受領を伝える言い方です。まだ担当者が決まっていない仕事まで「すべて大丈夫です」と約束する必要はありません。
相手が体調不良と書いているなら「どうぞお大事になさってください」と添えます。理由が書かれていなければ、体調が原因と決めつけず、「ご連絡ありがとうございます」で始めて構いません。
これは店舗責任者の菜月さんが、担当者の調整を引き受ける場合の例です。「確認します」と「対応が済みました」は別です。すでに担当が決まっている場合は、その人の名前と引き受けた範囲に書き換えます。
同僚・責任者・上司で、約束できる範囲を変える
同じ連絡でも、勤務の手続きを扱う人と、その日の仕事を手伝う同僚では返信できる範囲が違います。自分にない権限まで引き受けず、必要な担当へつなぐ言い方を選びます。
例えば同僚の悠さんなら、「ご連絡ありがとうございます。午後の発送確認がある件は菜月さんへ共有します。私は送り状の印刷まで対応できます」と返します。発送内容の最終確認まで引き受けたわけではない、と自分でも区別できる文にします。
休む上司へ返す場合も、「承知しました。本日の打ち合わせは、決まっている内容で準備を進めます。判断が必要な点は代理の担当者へ確認します」のように、仕事への返答にすると自然です。
| 受け取った立場 | 返信に入れること | まだ決めないこと |
|---|---|---|
| 同僚 | 届いたこと、自分が手伝える作業、責任者へ共有する範囲 | 休暇・欠勤の処理や全件の代行 |
| 当日の責任者 | 不在を踏まえた担当調整、急ぎの案件の扱い | 未確認の引き受けを「対応済み」とすること |
| 勤怠手続きを担当する上司 | 届いたこと、所定の申請・確認先、仕事の調整 | 病状の推測や一律の休暇制度の判断 |
| 休む上司から受け取った部下 | 予定の確認、担当業務の進め方、判断待ちの相談先 | 上司の休みを自分が許可するような表現 |
理由が不明な連絡には、理由を埋めずに返す
「明日お休みします」とだけ届いた場合、旅行、通院、家庭の用事などの理由を想像して返信しなくても大丈夫です。必要なのは、予定が伝わったことと、仕事の調整に関係する事項です。
これは、相手がまだ勤務中で、翌日の予定を知らせている場合の例です。すでに療養している人へ、同じ追記を当然の仕事として頼む文には使いません。「楽しい休日を」「お大事に」は、相手が伝えている理由に合うときだけ添えます。
引き継ぎが未確定なら、手元で探してから一点だけ聞く
急ぎの仕事がある場合も、最初に社内の共有メモや受注台帳、担当表を確認します。遥さんの例では、発送3件の依頼内容と宛先、送り状の作成状況がどこまで残っているかを店舗側で探します。本人へ一から説明し直すよう頼む前に、確認できたことを整理します。
見つからない情報があり、どうしても本人への確認が必要なら、対象を一つに絞ります。ただし、すぐに返信できるとは限りません。返答がなければ責任者がどう対応するかも決めておきます。
この文には質問があるので、「返信不要です」とは付けません。質問が不要なら、先に示した受領と気遣いだけの返信で終えます。休む人から返答がないことを理由に、未確認の宛先や文面で発送する判断は避け、責任者へ対応を相談してください。
勤怠の手続きは、返信とは別に確認する
返信で連絡が届いたことを伝えても、勤怠システムへの登録が終わったことにはなりません。勤怠は、出勤・欠勤・休暇など勤務状況の記録です。「システムでの申請も必要です」といった職場のルールがあるなら、操作する場所と確認先を短く案内します。
年次有給休暇について、厚生労働省は原則として労働者が請求する時季に与え、使用者の承認は必要ではないと説明しています。一方、事業の正常な運営を妨げる場合には時季変更の制度があります。休みをすべて「上司が許可するもの」とまとめず、当日の申し出の扱いなどは勤怠担当へ確認します。厚生労働省の年次有給休暇の解説も参照してください。
これは、入力方法や対応時期がまだ分からない場合の例です。必要な手続きを確認する前に「今すぐ申請してください」と急がせたり、同僚が有給・欠勤の扱いを確定したりしないようにします。
共有する相手と内容を、仕事に必要な範囲へ絞る
他の担当者へ共有するときは、「遥さんが本日不在のため、発送確認の担当を変更します」のように、仕事に必要な予定を伝えます。本人が個別に送ってきた病状や家庭の事情まで、グループへそのまま転送する必要があるかは別に考えてください。
厚生労働省の健康情報に関する案内は、情報を取り扱う目的、扱う人と権限、情報の範囲を明確にする考え方を示しています。必要な健康情報の確認は、職場の取扱規程に沿って担当者が行います。健康情報の管理に関する公式Q&Aを、返信で病名を聞き出す根拠にはしないでください。
メールで返信する場合は、送信先も見直します。個別に返せば足りる気遣いの文を、元のメールの全員へ自動的に返す必要はありません。仕事の調整を知らせる連絡と、本人への返信を分ける方法もあります。
「返信不要」と書いたら、追加の返事を待たずに閉じる
気遣いの言葉に「ありがとうございます」と返し、その返事にまた返すうちに、休む人の連絡が続くことがあります。確認事項がなければ「この連絡への返信は不要です」と添えて、一往復で終えられます。
受け取った側の次の行動は、返信を待つことより、自分が引き受けた調整を進めることです。例では菜月さんが発送担当を決め、悠さんへ印刷の範囲を伝えます。担当未定のままなら、その状態を共有し、誰が決めるかを確かめてください。
休みを知らせる側の文例は、休むときの連絡の例文で確認できます。業務の判断を頼んでも返事が来ない場合は、仕事のチャットの再連絡と相談先へ進んでください。
よくある疑問を、ここで。
使い始める前に、気になるところから。
「承知しました」だけでもよいですか？
連絡が届いたことを伝える短い返事として使えます。引き継ぎの調整がある場合は、誰が何を確認するかを一文添えると、相手の追加連絡を減らせます。対応できていないことまで約束する必要はありません。
理由が書かれていなくても「お大事に」と返しますか？
体調不良と分かっている場合に使います。理由が不明なら「ご連絡ありがとうございます。明日のご不在を確認しました」で構いません。
同僚からの休みの連絡を、上司へ転送してよいですか？
職場の連絡ルールと情報の範囲を確認します。不在と業務調整だけを伝えれば足りる場合、病状や私的な事情を含む原文をそのまま転送せず、必要な内容をまとめて共有する方法があります。
返信不要と書いても、引き継ぎを質問できますか？
質問への回答が必要なら、返信不要とは書かず、必要な一点と返答が難しい場合の対応を伝えます。急ぎの仕事をどう進めるかは、本人の返事だけに任せず責任者へ確認します。
上司から休むと連絡が来たら、何と返せばよいですか？
「承知しました。担当業務は予定どおり進め、判断が必要な点は代理の担当者へ確認します」のように、予定と仕事の扱いを返します。体調不良なら気遣いを添え、未確認の業務まで完了を約束しないようにします。
この記事を共有する
出典と、この記事について
公式資料や、記事で参照した発表・報道をまとめています。仕様や料金は、利用する前に最新の案内をご確認ください。
- 厚生労働省の年次有給休暇の解説（新しいタブで開きます）
- 健康情報の管理に関する公式Q&A（新しいタブで開きます）
- 休むときの連絡の例文（新しいタブで開きます）
- 仕事のチャットの再連絡と相談先（新しいタブで開きます）
確認した内容と条件は本文に記載しています。結果や使い勝手は、資料や環境によって異なります。編集方針を読む
ぜひコメントください