1on1で話すことがない部下へ｜準備メモから支援の頼み方まで、会話で確認

最初に、面談の目的と記録の共有先を聞く

「何でも話して」と言われても、誰が記録を見るか分からなければ話しにくいものです。初回なら「今日は業務の相談を中心にしてよいですか。記録はどなたまで共有されますか」と確認します。自分の評価や異動に関わる話ほど、曖昧なまま進めないようにします。

GitLabの公開ハンドブックでは、本人が話題を加えることや、一対一の記録を限られた相手と共有する運用が示されています。これは一社の例です。すべての会社で評価から切り離されている、秘密が必ず守られるという意味ではありません。

• 出典：GitLab Handbook：1-1の進め方と記録の共有（新しいタブ）

今週の出来事から、話題を一つ選ぶ

大きなキャリアの目標が決まっていなくても構いません。仕事が止まった場面、うまくいった工夫、次に任されたい仕事のいずれかを探します。「特にありません」となる日は、直近の予定表や送信済みメールを見返すと、思い出しやすくなります。

全部を相談しようとすると、説明だけで時間を使います。今日は何が決まれば助かるかを一つ決め、ほかは次回用メモに置きます。緊急の納期や事故は、1on1の日を待たず通常の報告経路で伝えます。

準備メモは、事実から支援依頼まで4欄で整理する

架空の美咲さんは、先週の受注5件のうち2件が上司の確認待ちになり、社内処理が予定より1日遅れました。「上司がいつも遅い」は解釈を含みます。先に日時、件数、止まっている作業を残し、理由が未確認なら未確認と書きます。

そのうえで、自分が決められることと、上司に判断してほしいことを分けます。この例では、必要書類を先にまとめることは美咲さんができますが、上司の確認枠や他案件との優先順位は一人で決められません。

話し出しは、今日決めたいことを一文で伝える

美咲さんなら「受注処理が止まらないように、確認をお願いするタイミングを相談したいです」と始めます。その後に、2件が確認待ちになった事実を短く添えます。まず相手の注意を向ける先を決めると、出来事の説明が長くなりにくくなります。

まだ案がない場合は、「対処案がまとまっていないので、一緒に選択肢を整理していただけますか」と言えます。完璧な解決案を作ってからでなければ相談できない、ということはありません。

「何とかしてほしい」を、実行できる依頼へ変える

ここからは、準備メモを使った架空の会話です。美咲さんが「確認をもっと早くしてください」とだけ伝えると、上司はどの案件をいつまでに見るか判断できません。確認枠、優先順位、判断基準のどれを求めるかまで話します。

美咲さん：「月曜夕方に書類をそろえます。火曜10時に15分、確認をお願いできますか」。上司：「火曜は会議なので、水曜なら取れる」。美咲さん：「水曜だと2件が社内期限を超えます。その2件だけ火曜に見るか、処理期限を調整するか、ご判断いただけますか」。

この会話で頼んでいるのは、上司にしか決められない時間と優先順位です。必ず希望どおりになる例ではありません。相手の都合が違ったときも、期限への影響を示して次の判断を求める、という使い方です。

助言が曖昧なら、次の行動を確認する

「もっと主体的に」と返されたら、その場で分かったことにせず、「今回の受注処理で、私が先に決めてよいことを一つ教えていただけますか」と聞きます。言葉の意味を、実際の仕事に戻して確認します。

逆に自分の見立てが違うこともあります。上司から「書類に不足があった」と指摘されたら、該当する2件の不足欄を一緒に確認します。原因を決めつけず、次回は提出時に必須欄を確認する、と行動を直せます。

私生活を話したくないときの言い方

家族、健康、将来の転職など、話すか迷う話題は、仕事への影響と必要な配慮に絞って伝える方法があります。「私生活の詳しい事情は控えますが、来週は夕方の残業が難しいため、午前の作業を優先したいです」のような伝え方です。

健康上の配慮が必要な場合は、会社の産業保健や人事の窓口も確認してください。無理に私生活を開示したり、不快な質問にすべて答えたりすることを、1on1の成功条件にする必要はありません。

終わる前に、誰が・何を・いつまでに、を読み上げる

面談で納得しても、担当と期限が曖昧だと動きません。美咲さんは「私は月曜17時までに書類をそろえます。急ぎ2件の確認方法は本日中にご連絡いただき、次の1on1で待ち時間を見直す、でよいでしょうか」と確認します。

記録は逐語録でなくても構いません。合意と未決を分け、認識が違う場合に直せる形で共有します。話した内容を本人の同意なく録音したり、機密情報を会社が認めていない外部サービスへ入れたりしないでください。

次回は、決めたことが役立ったかを一つ確かめる

「話せたか」だけで終えず、確認待ちの時間がどう変わったか、同じ不足が起きたかを見ます。件数が少ないときは、割合を無理に出すより、各案件でどこが止まったかを追うほうが状況をつかめます。

相談する内容が毎回なく、負担だけが増えるなら、時間や頻度を見直す余地があります。1on1をやめてほしいときの伝え方では、短縮や隔週化の依頼文を紹介します。上司への報告そのものが怖い場合は、報告の切り出し方も参考になります。