昇進試験の論文は「4段落の型」で書ける。記入例と採点前の自己チェック

よく出るテーマと、使える職場の材料

昇進試験の論文のテーマは会社によって違いますが、課題解決や人の育成を問うものがよく見られます。表「テーマと使える職場の材料」で、自分の職場から使える材料を先に集めておきます。

どのテーマでも、自分が見た出来事と数字があると、読む人に伝わる論文になります。

記入例：「若手の育成」がテーマの場合

自分の職場の材料を、4つの段落に書き分けた例です。〇〇の部分を自分の仕事に置き換えます。

1つのテーマで書いた完成例

4段落の型で、「業務の改善」をテーマに書いた短い完成例です（説明用の例で、数字は架空のものです）。実際の字数に合わせて、各段落を膨らませて使います。

直す前と直した後の段落の例

同じ内容でも、書き方で伝わり方は大きく変わります。表「直す前と直した後」で、課題の段落を直した例を見比べてください。

直した後は、具体的な出来事と数字が入り、自分が何をするかがはっきりしています。

読みやすい文の書き方：一文を短く、結論を先に

文化審議会の「公用文作成の考え方」では、一文を短くし、50〜60字ほどになったら読みにくくなっていないか意識するとよいとしています。一文の論点は1つにし、結論は早めに示して理由や詳細を続けることも勧めています。

直す前：「若手の育成については様々な課題があり、特に確認待ちの時間が多いことから、判断基準の整備が必要であると考えられるため、私は基準の一覧を作ることを提案したい。」

直した後：「若手の育成の課題は、確認待ちの時間が多いことだ。そこで私は、判断の基準を一覧にして共有する。」

• 出典：文化審議会：公用文作成の考え方（建議、令和4年1月7日）（新しいタブ）

減点されやすい5つの書き方

採点の基準は会社によって違いますが、次のような書き方は、読む人に伝わりにくくなります。

1. 一般論だけで終わる：「コミュニケーションが大切だ」だけで、職場の出来事がない。
2. 他人のせいにする：課題の原因を、上司や他部署だけのせいにしている。
3. 解決策が「頑張る」だけ：何を、いつ、どうするかが書かれていない。
4. 結論が最後にしかない：最後まで読まないと、何を言いたいかが分からない。
5. 字数が大きく足りない、または超えている：指定の字数を守っていない。

字数ごとの段落の分け方の目安

指定の字数によって、4つの段落に使える量が変わります。表「字数ごとの段落の目安」は、課題と解決策に多めの字数を配る場合の一例です（説明用の目安）。

課題と解決策の段落が短すぎると、具体性が足りない論文になります。結論と決意は短く、課題と解決策に字数を使うのが基本です。

「管理職の視点」で書くとは

昇進試験の論文では、自分の担当の仕事だけでなく、チームや課全体を見た視点が求められることが多くあります。「自分が頑張る」だけでなく、「周りをどう動かすか」を書きます。

たとえば解決策の段落で、「私が手順をまとめ、課の全員で見直す場を設ける」のように、自分の行動と周りを巻き込む行動をセットで書くと、管理職の視点が伝わります。

数字の入れ方：比べる相手を置く

数字は、比べる相手と一緒に書くと意味が伝わります。「2日かかっている」より、「本来1日で終わる作業に2日かかっている」のほうが、問題の大きさが分かります。

正確な数字が分からないときは、「月に数件」「半分ほど」のように、おおよその量で書いても構いません。ただし、作り話の数字は書かないでください。

社外秘の数字は、そのまま書いてよいかを会社の決まりで確かめます。書けない場合は、割合や増えた・減ったの向きだけを書く方法もあります。

時間配分：60分なら構成に15分

試験時間が60分の場合の目安です。構成に時間をかけると、書き直しが減ります。

1. 構成（15分）：4段落それぞれに書く材料を、箇条書きでメモする。
2. 執筆（35分）：メモの順に書く。手書きなら、1段落ごとに字数を確かめる。
3. 見直し（10分）：自己チェックの表で確かめ、誤字と長すぎる文を直す。

材料を集める：試験の前の1週間のメモ

論文の材料は、ふだんの仕事の中にあります。試験の前の1週間は、次の4つを毎日メモしておきます。

1. 困ったこと：その日に時間がかかったこと、行き違いが起きたこと。
2. 数字：件数、時間、期限など、困ったことに関わる数字。
3. 自分がしたこと：困ったことに対して、自分が工夫したこと。
4. 周りの反応：工夫したことに、周りがどう反応したか。

本番までの練習の計画（例）

論文は、書いた回数だけ上手になります。次の計画は、本番の1か月前から始める場合の一例です（説明用の例）。

1. 1週目：よく出るテーマを3つ選び、それぞれの4段落の材料を箇条書きで書く。
2. 2週目：1本を本番と同じ時間で書き、自己チェックの表で見直す。
3. 3週目：上司や先輩に読んでもらい、直された点を書き直す。
4. 4週目：別のテーマで1本書き、時間配分を本番どおりに練習する。

手書きの試験のコツ

手書きの試験では、書き直しに時間がかかります。次の3つを意識します。

1. 構成のメモを先に書く：4段落の材料を箇条書きにしてから書き始める。
2. 字は丁寧に、大きさをそろえる：読みにくい字は、内容の評価にも響くことがある。
3. 行の終わりで無理に詰めない：文を短く分けて、1行に収まる長さで書く。

論文で使いやすい言い回し

論文では、話し言葉ではなく、落ち着いた書き言葉を使います。表「言い換えの例」のように、よく使う言葉を書き言葉に直しておくと、書く途中で迷いません。

難しい言葉を使う必要はありません。読む人がすぐに意味をつかめる言葉を選ぶことが大切です。

誤字を減らす見直しの3つの方法

論文の内容がよくても、誤字や脱字が多いと、読む人の印象が悪くなります。見直しの時間に、次の3つを行います。

1. 段落の最初の文だけを読む：4つの段落の最初の文をつなげて、話の流れが通るかを確かめる。
2. 数字と固有名詞を確かめる：職場の名前や数字の書き間違いがないかを見る。
3. 長い文を探す：2行以上続く文は、2つに分けられないか考える。

パソコンで書く試験の場合

パソコンで書く試験では、書き直しが簡単な分、何度も直して時間が足りなくなることがあります。構成に使う時間を先に決め、書き始めたら見直しの時間まで直さないようにします。

文字数を数える機能があれば、段落ごとに字数を確かめます。4段落の分量が大きく偏っていないかも見ておきます。

AIの使い方の線引き：書かせずに、反論をもらう

試験会場で書く論文では、AIは使えません。練習でAIに論文を書かせると、自分の職場の材料が入らず、本番で再現できなくなります。

練習では、自分で書いた論文をAIに見せて「採点者ならどこに反論するか」「具体性が足りない段落はどこか」を聞く使い方が役立ちます。社外秘の情報は入力しないでください。

書いた論文をAIに見せるときの頼み方

練習でAIを使う場合は、書かせるのではなく、自分の論文への反論や、具体性が足りない段落を聞きます。例文「論文の反論をもらう頼み方」のように頼みます。

入力する前に、会社名や人の名前、社外秘の数字は、別の言葉に置き換えます。AIの意見はあくまで参考にし、最後は自分の言葉で直します。

論文の内容は、面接でも聞かれる

論文と面接がある試験では、論文に書いた内容を面接で深く聞かれることがあります。「その解決策で、反対する人がいたらどうするか」「実際に始めたことはあるか」などです。

論文を書いたら、自分で3つほど質問を考え、答えを準備しておきます。書いた内容を自分の言葉で説明できると、論文の説得力も増します。

論文に書いた解決策を、試験の前に小さく始めておくと、面接で実際の様子を話せるようになります。

始めてみてうまくいかなかった点も、正直に話して構いません。うまくいかなかった点をどう直すかを話せると、課題を解決する力として伝わります。

提出型の論文の場合

試験の日に書くのではなく、事前に論文を提出する形の会社もあります。その場合は、時間の制限がない分、内容の具体性と読みやすさがより見られると考えておきます。

提出の前に、上司や先輩に一度読んでもらい、字数と期限を必ず確かめます。提出した論文は、面接で質問されることもあるため、内容を自分の言葉で説明できるようにしておきます。

AIを使ってよいかは、会社の決まりを先に確かめます。決まりがなくても、AIに書かせた文章をそのまま出すと、面接で自分の言葉として説明できません。

上司や先輩に読んでもらうときの頼み方

人に読んでもらうと、自分では気づけない点が見つかります。例文「論文を読んでもらうときの頼み方」のように、見てほしい点を絞って頼むと、相手も答えやすくなります。

採点前の自己チェック

書き終えたら、次の項目を確かめます。

• 最初の段落で、自分の考え（結論）を示している
• 職場の具体的な出来事や数字が1つ以上ある
• 解決策に「自分が何をするか」が書かれている
• 周りの人をどう巻き込むかが書かれている
• 60字を超える文は、分けられないか見直した
• 最後に、昇進後の取り組みを書いている