仕事でAIを使い始めるなら｜毎週ひとつ、確かめられる作業から

繰り返す仕事から、ひとつ選ぶ

週報の下書きや資料の見出し整理など、結果を自分で確かめられる作業が出発点になります。AIに渡す前の準備が長すぎないかも見ておきましょう。

新しい売上予測や、知らない業界の判断を丸ごと任せるより、今週自分が行った仕事を整理する方が、間違いに気づきやすくなります。ここでいう下書きは送信前の原稿です。AIにできたと言われても、そのまま上司やお客様へ送る工程までは任せません。

三行のメモに、完成形の指定を添える

次のメモは実在の業務記録ではなく、書き方を示す架空例です。勤務先の情報を使うときは、利用を認められたサービスと共有範囲を先に確認してください。取引先名や個人情報を、そのまま練習の材料にする必要はありません。

依頼文は難しく作らず、「何を作るか」「元の材料」「足さないこと」を書きます。完成形を三つの見出しに決めておくと、答えを受け取った後に、必要な内容が残っているかを比べられます。

「初稿を作った」が「顧客へ納品した」になっていないか

この入力から残したいのは、次のような内容です。文章の上手さより、作業の状態が変わっていないかを見ます。これは完成形の見本であり、特定モデルで実測した出力ではありません。

もしAIが「A社への納品を完了」「来週月曜に送付」と書いたら、元のメモにない事実です。丁寧な文章でも採用せず、初稿共有と送付日未定へ戻します。分からないところを空気で埋めないことが、最初に身につけたい確認です。

うまくいった手順を、短く残す

入力した資料、頼んだこと、直した部分。この三つが残っていれば、次の作業で同じところから始められます。再現できる手順にしておくと、他の人に渡すときも説明が少なくて済みます。

ただし、一度うまくいった指示がいつも通るとは限りません。数字、固有名詞、参照先など、確認する箇所も一緒に書いておきます。

直すときは「もっとよくして」より、「未定の日付は埋めないでください。初稿と納品を区別してください」と、間違った一か所を伝えます。同じ修正を毎回するなら、その条件を次の依頼文にも加えます。依頼の型はChatGPTの仕事用テンプレートにもまとめています。

続ける理由も、やめる理由も残す

確認を含めると以前より時間がかかるなら、対象を変えて構いません。使うことを目的にせず、仕事が扱いやすくなったかで見直していきます。

短い週報一件なら、手で書く方が早いこともあります。逆に、複数の会議メモを探す時間が長いなら、下書き生成よりも資料をまとめて探す部分に道具を使う価値があるかもしれません。つまずいた工程を見てから選びます。

来週の自分に渡す、短いメモ

週報の下書きなら「公開可能な作業メモだけを渡す」「決まっていない予定は断定しない」「最後に日付と担当者を確認する」といった手順を残します。うまくいかなかった依頼文も一緒に置くと、同じ修正を繰り返しにくくなります。

一週間使ったら、作成・確認・修正にかかった時間を見返します。これは編集上の提案で、特定の効果を保証する方法ではありません。合わなければ、要約から見出し整理へ用途を小さくしても構いません。

複数の会議録から週報の材料を集めたいなら、資料をまとめて質問できるNotta Brainも候補です。一枚の短いメモだけで足りるうちは、今ある道具で試して構いません。日付や数字を含む原稿の見直しにはAIのファクトチェック手順を使えます。