チームの目標設定例｜4人の稼働時間と品質条件から、仕事を絞る記入済みシート

現状の問題と、目指す結果を合わせる

例のチームは、申請の入力不足で確認が往復する問題を扱います。9月100件で差し戻し20件という架空の現状を置きます。必要な確認を残しながら手戻りを減らすことが目的です。数字は自社で測り直してください。

Atlassianの目標設計は、行った作業と起きてほしい結果を分けて指標を考えます。この例でも「チェック表を作る」は施策、「入力不足の差し戻しが減る」は確認する結果です。

• 出典：Atlassian Team Playbook：目標と測定する指標（新しいタブ）

使える時間は、通常業務を引いて出す

勤務時間をすべて改善へ使えるわけではありません。通常業務、会議、休暇予定などを引き、改善へ使える時間を本人と確認します。忙しさの印象で配分せず、対象期間の予定をそろえてください。

下の20時間は残余時間の合計です。毎週同じとは限らないため、繁忙週や休暇のある週は更新します。余裕のない計画を残業で埋める前提にしません。

3つの案から、依存関係と工数で絞る

案Aは入力チェックの見直し、Bは申請者向け案内、Cは自動化です。作業本体だけでなく、関係者確認、試行、記録、週次確認を含めます。初週のAは本体8時間＋確認・試行8時間＋集計・振り返り2時間＝18時間の見込みです。

AとBの本体だけで16時間。確認などを足せば20時間に収まらないため、例ではAを先に試し、BとCは保留します。見積りなので、実時間との差を記録して次の週へ反映してください。

担当だけでなく、依存先と確認日を決める

「全員で協力」だけでは、止まったときの確認先が分かりません。責任者、作業担当、確認する人、依存する部署を分けます。依存先から回答がない状態で、相手の承諾や納期を勝手に決めません。

入力項目の承認前に全員へ案内すると、やり直しが生じるかもしれません。承認が必要なものと、練習用に試せるものを分けて進めます。

速さと品質を同時に確認する

差し戻しが減っても、不足を見逃しただけなら目的を達成していません。対象数、理由、未処理、後から発覚した不足を確認します。速さだけを評価しないことを、開始前に共有してください。

相談や問題報告が減ったから良いとも限りません。言い出せなくなった可能性もあります。数字が良く見えるほど、その定義と記録が変わっていないかを確認します。

欠員が出たら、目標と仕事量を再合意する

翌週、健の改善稼働が6時間から0時間になったとします。使える時間は20−6＝14時間。元の18時間計画に4時間足りません。範囲を減らす、期限を動かす、代替担当を確保する案を比較します。

例では対象項目を減らした最小版へ変更し、遥6時間・美咲4時間・大地2時間の12時間で試します。自動化や広い案内は進めません。元の目標値を維持できるかも再確認し、変更理由、日付、承認した人を記録します。

無料シートで、工数と再配分を見えるようにする

配布Excelには、稼働可能時間、作業配分、欠員時の再配分、品質条件をまとめました。実際の勤務予定と通常業務を入力し、誰かの余り時間を本人への確認なしに埋めないでください。

週次は実績と予定の差、止まる依存先、品質、翌週の稼働を確認します。目標を追加するなら何を減らすかも決めます。OKRを使う場合はOKRの具体例で成果と施策の分け方を確認できます。

配布ファイルは本文の例を再計算するための出発点です。黄色の入力欄を架空データで試してから使い、行を増やす際は集計・検索の参照範囲も合わせて延ばしてください。会社が認めた保存先で扱い、実データへ置き換える前に原本を別名で残します。

最後に、メンバーが同じ条件で動けるか確かめる

会議でうなずいたことを、すべての仕事への承諾と解釈しません。各担当へ、引き受ける範囲と使う時間、困ったときの相談先を確認します。権限がない作業や前提が不明な作業があれば、開始前に解消してください。

目標だけを掲げず、保留した仕事も共有します。他部署から追加依頼が来たら、個人が抱える前に責任者へ集め、範囲・優先順位・工数を見直します。