事務職はAIでなくなる？なくなる作業・残る作業と、今から身につける順番

事務の作業ごとに見る変わり方

事務の仕事を作業に分けると、変わり方の違いがはっきりします。表「事務の作業ごとの変わり方」で、自分の担当に近い行を見てください。

どの作業でも、AIや業務システムが作ったものを確かめ、例外を判断する仕事は残ります。「作る人」から「確かめて仕上げる人」へ役割が移っていくと考えると、備えることが見えてきます。

事務の種類ごとの見通し

事務と一口に言っても、仕事の中身は種類によって違います。専門の知識が要る事務ほど、判断や確認の仕事が多く、変化の影響を受けにくい傾向があります。

今の担当が定型の作業に偏っている場合は、同じ職場の中で、専門の知識が要る仕事に少しずつ関わっていくと、選べる道が広がります。

数字で見る事務職の今：一般事務の有効求人倍率は0.29倍

厚生労働省の一般職業紹介状況では、2026年7月の一般事務の有効求人倍率は0.29倍でした（常用・パートを含む）。仕事を探す人1人に対して、求人が0.29件という意味です。

事務の職業全体の有効求人数は、前年の同じ月より6.6%減っています。ただし、減った理由がAIかどうかは、統計からは分かりません。

• 出典：厚生労働省：一般職業紹介状況（令和8年7月分）について（新しいタブ）
• 出典：厚生労働省：一般職業紹介状況（令和8年7月分）参考統計表（新しいタブ）

「一般事務員は代替可能性が高い」は、技術的な可能性の話

2015年の野村総合研究所の発表では、技術的に代替できる可能性が高い100の職業に、一般事務員や医療事務員が入っています。ただし発表資料には、技術的な可能性の推計で、実際に代替されるかは社会環境の影響も大きく、試算では考慮していないと書かれています。

世界経済フォーラムの2025年の予測でも、減るのが速い仕事に事務アシスタントが挙がっています。同じ予測では、仕事の総数は2030年までに差し引き7,800万増えるとされており、別の仕事に移る準備が大切になります。

• 出典：野村総合研究所：日本の労働人口の49％が人工知能やロボット等で代替可能に（2015年12月2日）（新しいタブ）
• 出典：World Economic Forum：Future of Jobs Report 2025（プレスリリース）（新しいタブ）

AIを使う側に回るために身につける順番

事務の経験は、正確さと段取りの力として強みになります。そのうえで、次の順に身につけると、AIを使う側に回りやすくなります。

1. 表計算を使いこなす：関数、ピボットテーブル、入力規則で、集計と確認を速くする。
2. AIに頼む力：下書き・要約・表の整理をAIに頼み、結果を確かめて直す。
3. 業務の流れを整える力：手順書を作り、転記や確認を減らす流れを提案する。
4. 調整と説明の力：社内外の人の間に立ち、決まったことを分かりやすく伝える。

始め方は仕事でAIを使い始めるならで、流れの整え方は業務自動化の始め方や業務マニュアルの作り方で紹介しています。

まず表計算から：覚える順番

AIを使う側に回るための土台は、表計算です。次の順で覚えると、毎日の集計と確認が速くなります。

1. 基本の関数：合計、平均、条件で分けるIF関数。
2. 表を引く関数：別の表から値を探すXLOOKUPやVLOOKUP。
3. ピボットテーブル：大量のデータを、項目ごとに一瞬で集計する。
4. 入力規則と条件付き書式：入力の誤りを防ぎ、確認の手間を減らす。

関数の書き方が分からないときは、AIに「こういう集計をしたい」と聞くと、式の例を出してもらえます。出てきた式は、少ないデータで結果を確かめてから使います。

事務でAIに頼むときの依頼文の例

AIへの頼み方しだいで、出力の使いやすさは大きく変わります。例文「事務でAIに頼むときの依頼文」のように、目的・材料・形を具体的に伝えます。

AIを使うときの3つの決まり

事務の仕事では、社内の情報や個人情報を扱うことが多くあります。AIを使うときは、次の3つを必ず守ります。

1. 会社の決まりを守る：使ってよい道具と、入れてはいけない情報を確かめる。
2. 個人情報を入れない：社員や取引先の名前、住所、電話番号は入れない。
3. 必ず確かめてから使う：数字・日付・名前は、元の資料と照らしてから送る。

1日の仕事の中で、AIを試しやすい場面

AIを試すのに、特別な時間を取る必要はありません。毎日の仕事の中で、次のような場面から1つずつ試します。

1. 朝のメールの整理：長いメールの要点を短くまとめてもらい、返事の下書きを作る。
2. 会議の後：メモから議事録の形を整えてもらう。
3. 資料づくりの最初：構成案を出してもらい、自分で直して使う。
4. 表計算で詰まったとき：やりたい集計を伝え、関数の式の例を出してもらう。

試したら、かかった時間とAIの出来を簡単に記録しておきます。記録は、上司に効果を伝えるときの材料になります。

調整と説明の力の伸ばし方

AIが作業を肩代わりするほど、人と人の間に立つ仕事の価値は上がります。調整と説明の力は、毎日の仕事の中で伸ばせます。

1. 結論から話す：報告や連絡は、最初の1文で結論を言う。
2. 相手の立場で言い換える：同じ内容を、営業向けと経理向けで言い方を変える。
3. 決まったことを文字で残す：調整の結果を、関係者全員に短く共有する。

手順書を作れる人は頼られる

自分しか知らない作業の手順を文字にしておくと、休んだときにも仕事が止まらず、職場から頼られます。手順書は、AIや業務システムを入れるときの土台にもなります。

作り方は、作業をしながら画面の順に書き出し、後から見直すだけで十分です。手順書づくりにAIを使うと、箇条書きの整理が速くなります。

できあがった手順書は、ほかの人に一度その手順で作業してもらい、迷った点を直します。人が迷わない手順書は、自動にするときにも役立ちます。

最初の一歩：議事録と資料の下書きをAIで試す

事務の仕事でAIを試しやすいのは、議事録と資料の下書きです。会議の録音を文字起こしして要約の下書きを作る、資料の構成案をAIに出してもらう、といった使い方から始めます。

社内の情報を外部のサービスに入れてよいかは、会社の決まりを確かめてから試します。議事録のコツは議事録が苦手なら全部は書かないで、資料は資料作成が苦手な人は、いきなりパワポを開かないで紹介しています。

• 社内の情報を外部のAIに入れてよいか、会社の決まりを確かめた
• 議事録か資料の下書きを、1回AIで試した
• AIの下書きの誤りを、自分で確かめて直した

事務職を続けるか迷ったら：専門の事務に移る道もある

事務の中でも、経理・人事・総務のように専門の知識が要る仕事に移る道があります。経理の見通しは経理はAIでなくなる？で説明しています。

今の職場で事務の進め方を変える提案をすることも、評価につながります。提案の書き方は業務改善の提案書の書き方を参考にしてください。

資格は、今の仕事で使うものから選ぶ

事務の資格はたくさんありますが、取ること自体を目的にすると、仕事に生きにくくなります。今の担当で使う知識から選ぶのが近道です。

たとえば経理に関わるなら簿記、表計算を多く使うなら表計算の資格、というように選びます。資格の勉強と並行して、実際の仕事で使ってみると身につきやすくなります。

40代・50代の事務職が強みにできること

長く事務をしてきた人は、会社の手続きの流れや、例外の扱いをよく知っています。その知識は、AIや業務システムでは代わりにくいものです。

新しい道具は、全部を覚える必要はありません。若手と役割を分け、自分は手順書づくりや確認の役を引き受けると、経験がそのまま生きます。

事務から転職を考えるなら

事務の経験は、多くの職場で求められる基本の力です。転職するときは、「何を入力したか」より、「どんな手順を改善したか」「誰と調整したか」を職務経歴に書きます。

一般事務は求人が少ない職種のため、専門の知識が要る事務や、表計算やAIを使える事務として、自分の強みをはっきりさせてから応募すると選ばれやすくなります。

AIに任せて起きやすい事務のミス

AIや自動の機能に任せると、作業は速くなりますが、事務ならではのミスも起きやすくなります。よくあるのは、日付や数字の取り違え、敬称や社名の誤り、古い情報をもとにした文面です。

送る前に、数字・日付・宛名の3つだけは必ず元の資料と照らします。確かめる手順を決めておくことが、AIを使う事務職のいちばんの強みになります。

給与や雇用への影響は、担当の中身で変わる

作業が減ると、給与や雇用が心配になります。ただ、多くの職場では、作業が減った分、確認や調整など別の仕事を任されることが多くなります。

大切なのは、減った時間をどの仕事に回しているかを、上司と共有しておくことです。AIで減らした時間と、新しく引き受けた仕事を、評価の面談で数字で伝えられるようにしておきましょう。

会社のAI導入に、自分から関わる

会社がAIや業務システムを入れるときは、実際に作業をしている事務の人の意見が欠かせません。試してみた結果や、使いにくい点を伝えるだけでも、導入の役に立ちます。

導入に関わると、新しい手順を最初に覚える立場になります。変化の外にいるより、変化の中にいるほうが、自分の仕事を守りやすくなります。

自分の事務の仕事チェック

次の確認リストで、当てはまるものが多いほど、今の担当は変化の影響を受けやすい状態です。当てはまった項目から、残る仕事に少しずつ時間を移していきましょう。

• 1日の大半が、入力や転記の作業だ
• 同じ形の書類を、毎日のように作っている
• 表計算は、決まった表に数字を入れるだけ
• 作業の手順が自分の頭の中にしかない
• 社内外の人と調整する仕事がほとんどない
• AIを仕事で試したことがない